Sociedad Protectora de Animales de San Diego

ANTECEDENTES

San Diego Humane Society (SDHS), un refugio de admisión abierta, está creando un mundo más humano inspirando compasión y avanzando en el bienestar de los animales y las personas. San Diego se ha convertido en la mayor ciudad de EE.UU. en evitar la eutanasia de animales de refugio sanos y curables, gracias a su red de seguridad que salva vidas. Son una organización privada, independiente y sin ánimo de lucro que no está afiliada a ninguna otra sociedad protectora de animales ni a ninguna sociedad para la prevención de la crueldad con los animales.

Con sedes en El Cajón, Escondido, Oceanside, Ramona y San Diego, prestan servicios a los animales de 14 ciudades del condado de San Diego. No sólo cuidan a más de 40.000 animales en sus comunidades anualmente, sino que también comparten la experiencia que han adquirido a través de sus innovadores programas con refugios de todo el país para que puedan salvar más vidas en sus comunidades. Proporcionan cuidados excepcionales a todos los animales a través de una medicina veterinaria de primera clase, refugio y, sobre todo: amor.

Kim Soto, Directora Sénior de Captación de Voluntarios, tiene la misión de ayudar a los profesionales de la protección animal a aumentar su capacidad para salvar vidas mediante la captación eficaz de voluntarios. Es responsable de más de 3.000 voluntarios que prestan servicios por valor de más de 14 millones de dólares al año. Además de sus 14 años en puestos directivos en la protección de los animales, su formación en recursos humanos, educación y antropología la convierten en una experta en personas. Está orgullosa de utilizar esa experiencia para ayudar al personal y a los voluntarios a forjar relaciones impactantes que aumenten la capacidad y salven vidas.

Allá por 2018, el programa de voluntarios de SDHS utilizaba una solución de gestión de voluntarios, conocida como Volgistics, que estaban superando rápidamente.

RETOS

SDHS supervisa a voluntarios que realizan una amplia gama de tareas en múltiples ubicaciones; sin embargo, Volgistics no se adaptaba a sus nuevas necesidades. "Necesitábamos un sistema que se pudiera personalizar para satisfacer las necesidades del personal que involucra a voluntarios en funciones que van desde la acogida de gatitos recién nacidos hasta la cría de animales para recintos de osos y todo lo demás", dice Kim.

Puntos débiles clave:

• Volgistics no se actualizó ni adaptó para satisfacer nuestras necesidades a medida que crecíamos con el tiempo.
• Servicios de apoyo inadecuados y ninguna aplicación para los voluntarios.
• Falta de personalización para realizar el seguimiento de los voluntarios y satisfacer las necesidades del personal para involucrar a los voluntarios en funciones específicas.
• Se perdía mucho tiempo.

Kim estaba decidida a sustituir su anticuado software de gestión de voluntarios (VMS) por uno que se adaptara mejor a sus necesidades.

Viaje

Cuando Kim conoció a Rob Bonesteel, Director del Equipo de Éxito de Miembros de Better Impact, en una conferencia de Points of Light hace unos años, recordó que se había enterado de la solidez de Volunteer Impact (el VMS de Better Impact). "Pensé que si podía tener ESO, ¡podría arreglarlo todo!".

El equipo de Kim acabaría programando una demostración y más tarde probaría el software. Los principales responsables de la toma de decisiones y la alta dirección del SDHS participaron en la demostración del producto. "Pudieron ver todas las funciones y capacidades del software. Estudiamos muchas opciones de software, pero después de ver las posibilidades de Volunteer Impact, ésta fue la única solución que consideramos seriamente", explica Kim.

Por qué Volunteer Impact

La posibilidad de personalizar el sistema para diferentes departamentos era la principal característica que buscaban Kim y su equipo. "Teníamos voluntarios que respondían a emergencias, voluntarios que acogían animales en sus casas y voluntarios que venían al refugio a trabajar. Para cada uno de ellos necesitaba un formulario de solicitud distinto y que la gente lo solicitara de manera diferente. También necesitaba que la formación fuera diferente y, en algunos casos, yo no superviso a esos voluntarios, así que necesitaba que otros miembros del personal de la organización pudieran personalizar su parte. Por ejemplo, el programa de acogida no depende de mí, así que hay una persona encargada de este programa que quería gestionar su propia sección. Con Volunteer Impact pudimos ofrecerle la posibilidad de personalizar lo que necesitaba", dice Kim.

Además de buscar y encontrar capacidades de eLearning en Volunteer Impact, para minimizar el tiempo que el personal dedica a la formación de voluntarios, Kim también buscaba una solución que pudiera ofrecer automatización. "Quería poder automatizar todo lo posible para agilizar la incorporación de nuevos voluntarios", afirma Kim.

Elegir un proveedor de software que cumpliera las normas de servicio al cliente de Kim era una prioridad. "Éramos un programa de gran envergadura y necesitaba saber que podía confiar en un proveedor que me ofreciera una asistencia rápida, fiable y pertinente cuando la necesitara. Quería ser capaz de poner palabras en un cuadro de chat a casi cualquier hora del día y de la noche y obtener una respuesta. Ese fue mi criterio final para Better Impact. El nivel de servicio y apoyo que pudimos obtener fue increíble".

Algunas de las características favoritas de Kim de Volunteer Impact incluyen:

• Módulos de aprendizaje electrónico para voluntarios, que completan cuestionarios de formación viendo vídeos. "Volunteer Impact cambió significativamente nuestra forma de formar a los voluntarios. Una vez que COVID llegó, no tuvimos que bajar el ritmo porque teníamos la plataforma para que la gente recibiera vídeos de formación (o libros, o cualquier otra cosa que pudiéramos escribir para materiales de formación). Después de que el voluntario complete con éxito el cuestionario, el sistema lo cualificará automáticamente y podrá empezar a ver los horarios y las funciones para lo que ahora está cualificado."
• "Me encanta que podamos personalizar nuestras búsquedas por CUALQUIER campo de la base de datos y anclarlas al panel principal para un acceso rápido y fácil. Puedo obtener cualquier combinación de voluntarios por cualificación, ubicación, historial con nosotros, etc. El hecho de que haya tantas formas de buscar nos ha cambiado las reglas del juego".
• "La posibilidad de que los voluntarios obtengan insignias virtuales al completar las cualificaciones es una gran característica. Cuando los voluntarios superan cada nivel de cualificación, reciben insignias que se asemejan a premios. Los voluntarios se enorgullecen de sus logros y les gusta mostrar sus insignias a los demás".

"Lo que más me gusta es cómo los voluntarios gestionan su formación. Sólo tienen que ir a su portal de voluntarios y, en Mi perfil, hacer clic en Formación. Es increíble porque mi personal no tiene que involucrarse".

Implementación

Cuando SDHS cambió de solución de software en 2018, se transfirieron aproximadamente 3000 registros de voluntarios de Volgistics a su nuevo hogar: Volunteer Impact.

Sobre la base de las necesidades y la estructura del programa de voluntarios de SDHS, una cuenta Enterprise fue la opción adecuada para las operaciones. "Es un paraguas global para cada una de nuestras cuentas de campus y algunos de nuestros programas exclusivos, como Rehabilitación de Fauna Salvaje, Acogida y Respuesta a Emergencias", explica Kim.

"El portal y la aplicación que utilizan los voluntarios se personalizaron fácilmente en Volunteer Impact. Hemos añadido los colores de nuestra marca, que coinciden con los de nuestro sitio web, y hemos colocado banners exclusivos en la parte superior de cada una de nuestras cuentas. A los voluntarios les encanta la aplicación. Están encantados con ella", afirma Kim.