Société protectrice des animaux de San Diego

CONTEXTE

La San Diego Humane Society (SDHS), un refuge à admission ouverte, œuvre pour créer un monde plus humain en inspirant la compassion et en faisant progresser le bien-être des animaux et des personnes. San Diego est devenue la plus grande ville des États-Unis à prévenir l'euthanasie des animaux de refuge sains et guérissables, grâce à leur filet de sécurité salvateur. Il s'agit d'une organisation privée, indépendante et à but non lucratif, qui n'est affiliée à aucune autre société protectrice des animaux ou société pour la prévention de la cruauté envers les animaux.

Avec des campus à El Cajon, Escondido, Oceanside, Ramona et San Diego, elle fournit des services animaliers pour 14 villes du comté de San Diego. Elle prend soin de plus de 40 000 animaux dans ses communautés chaque année et partage également l'expertise acquise grâce à ses programmes innovants avec des refuges à travers le pays afin qu'ils puissent sauver davantage de vies dans leurs communautés. Elle offre des soins exceptionnels à tous les animaux grâce à une médecine vétérinaire de classe mondiale, un hébergement et, surtout : de l'amour.

Kim Soto, directrice principale de l'engagement bénévole, a pour mission d'aider les professionnels du bien-être animal à accroître leur capacité à sauver des vies grâce à un engagement bénévole efficace. Elle est responsable de plus de 3 000 bénévoles, offrant des services d'une valeur de plus de 14 millions de dollars par an. En plus de ses 14 années dans un rôle de leadership en bien-être animal, son expérience en ressources humaines, en éducation et son diplôme en anthropologie font d'elle une experte des relations humaines. Elle est fière d'utiliser cette expertise pour aider le personnel et les bénévoles à établir des relations impactantes qui augmentent la capacité et sauvent des vies.

En 2018, le programme de bénévolat de la SDHS utilisait une solution de gestion des bénévoles appelée Volgistics, qu'ils dépassaient rapidement.

DÉFIS

La San Diego Humane Society (SDHS) supervise des bénévoles accomplissant une grande variété de tâches sur plusieurs sites ; cependant, Volgistics ne s'adaptait pas à leurs nouveaux besoins. « Nous avions besoin d'un système personnalisable pour répondre aux besoins du personnel qui engage des bénévoles dans des rôles allant de l'accueil de chatons nouveau-nés à l'entretien des enclos pour ours, et tout ce qui se trouve entre les deux », explique Kim.

Principaux points problématiques :

• Volgistics n'évoluait pas et ne s'adaptait pas à nos besoins au fur et à mesure de notre croissance.
• Services de soutien inadéquats et aucune application pour les bénévoles à utiliser.
• Manque de personnalisation pour suivre les bénévoles et répondre aux besoins du personnel pour engager les bénévoles dans des rôles spécifiques.
• Il y avait beaucoup de temps perdu.

Kim était déterminée à remplacer leur logiciel de gestion des bénévoles (VMS) obsolète par un système mieux adapté à leurs besoins.

Parcours

Lorsque Kim a rencontré Rob Bonesteel, gestionnaire de l'équipe de réussite des membres chez Better Impact, lors d'une conférence Points of Light il y a quelques années, elle se souvient avoir découvert la robustesse de Volunteer Impact (le logiciel de gestion des bénévoles de Better Impact). « J'ai pensé que si je pouvais avoir ÇA, cela pourrait tout régler ! »

L'équipe de Kim a finalement planifié une démo et ensuite un essai du logiciel. Les décideurs clés et la haute direction de SDHS ont participé à la démonstration du produit. « Ils ont pu voir toutes les différentes fonctionnalités et capacités du logiciel. Nous avons examiné de nombreuses options logicielles, mais après avoir vu les possibilités avec Volunteer Impact, c'était la seule solution que nous avons sérieusement envisagée », explique Kim.

Pourquoi Volunteer Impact

La capacité de personnaliser le système pour différents départements était la principale caractéristique recherchée par Kim et son équipe. « Nous avions des bénévoles qui faisaient de l'intervention d'urgence, des bénévoles qui accueillaient des animaux chez eux, et des bénévoles qui venaient au refuge pour travailler. Pour chacun de ces cas, j'avais besoin d'un formulaire de candidature différent, et que les gens postulent de manière différente. J'avais également besoin que la formation soit différente et, dans certains cas, je ne supervise pas ces bénévoles, donc j'avais besoin que d'autres membres du personnel de l'organisation puissent personnaliser leur section. Par exemple, le programme d'accueil ne relève pas de moi, donc il y a une personne responsable de l'accueil et elle voulait gérer sa propre section du logiciel. Avec Volunteer Impact, nous avons pu lui fournir la capacité de personnaliser ce dont elle avait besoin », dit Kim.

En plus de rechercher et de trouver des capacités d'apprentissage en ligne dans Volunteer Impact, pour minimiser le temps du personnel consacré à la formation des bénévoles, Kim cherchait également une solution qui pourrait offrir de l'automatisation. « Je voulais pouvoir automatiser autant que possible, pour accélérer l'intégration des nouveaux bénévoles », dit Kim.

Choisir un fournisseur de logiciel qui répondrait aux normes de service à la clientèle de Kim était une priorité élevée. « Nous étions un programme en croissance et j'avais besoin de savoir que je pouvais compter en toute confiance sur un fournisseur pour un soutien rapide, fiable et pertinent, au besoin. Je voulais pouvoir écrire des mots dans une boîte de discussion à presque toute heure du jour et de la nuit et obtenir une réponse. C'était mon critère final pour que Better Impact soit retenu. Le niveau de service et de soutien que nous avons pu obtenir était incroyable ! »

Certaines des fonctionnalités préférées de Kim dans Volunteer Impact incluent :

• Des modules d'apprentissage en ligne pour les bénévoles, qui complètent des quiz de formation en regardant des vidéos. « Volunteer Impact a considérablement modifié notre façon de former les bénévoles. Une fois que la COVID a frappé, nous n'avons pas eu à ralentir parce que nous avions la plateforme pour que les gens reçoivent des vidéos de formation (ou des livres, ou tout autre matériel que nous pouvions rédiger pour la formation). Après que le bénévole ait réussi le quiz, le système le qualifie automatiquement, et il peut commencer à voir les horaires et les rôles pour lesquels il est maintenant qualifié. »
• « J'adore que nous puissions personnaliser nos recherches par n'importe quel champ dans la base de données et les épingler au tableau de bord principal pour un accès rapide et facile. Je peux extraire n'importe quelle combinaison de bénévoles par qualification, emplacement, historique avec nous, etc. Le fait qu'il y ait tant de façons de rechercher a vraiment changé la donne pour nous. »
• « La capacité pour les bénévoles de gagner des badges virtuels en complétant des qualifications est une excellente fonctionnalité. Lorsque les bénévoles satisfont à chaque niveau de qualification, ils reçoivent des badges qui sont semblables à des récompenses. Les bénévoles sont très fiers de leurs réalisations et aiment montrer leurs badges les uns aux autres. »

« Ma chose préférée est la façon dont les bénévoles gèrent leur formation. Il leur suffit d'aller sur leur portail bénévole et, sous « Mon profil », de cliquer sur « Formation ». C'est incroyable, parce que mon personnel n'a pas besoin d'intervenir ! »

Implémentation

Lorsque SDHS a changé de solution logicielle en 2018, environ 3 000 dossiers de bénévoles ont été transférés de Volgistics vers leur nouvelle plateforme – Volunteer Impact.

En fonction des besoins et de la structure du programme de bénévolat de SDHS, un compte Entreprise était le choix approprié pour les opérations. « C'est un cadre global couvrant chacun de nos comptes de campus ainsi que certains de nos programmes uniques comme la Réhabilitation de la faune, l'Accueil temporaire, la Réponse d'urgence », explique Kim.

« Le portail/l'application que les bénévoles utilisent a été facilement personnalisé par nos soins dans Volunteer Impact. Nous avons ajouté nos couleurs de marque correspondant à notre site web et avons des bannières uniques en haut de chacun de nos comptes. Les bénévoles ADORENT l'application ! Ils en font l'éloge », déclare Kim.