Sociedade Humanitária de San Diego

ANTECEDENTES

A San Diego Humane Society (SDHS), um abrigo de admissão livre, está a criar um mundo mais humano, inspirando compaixão e promovendo o bem-estar dos animais e das pessoas. San Diego tornou-se a maior cidade dos EUA a evitar a eutanásia de animais de abrigo saudáveis e curáveis, graças à sua rede de segurança que salva vidas. É uma organização privada, independente e sem fins lucrativos que não está associada a qualquer outra sociedade humana ou sociedade para a prevenção da crueldade contra os animais.

Com campus em El Cajon, Escondido, Oceanside, Ramona e San Diego, prestam serviços a animais em 14 cidades do condado de San Diego. Não só cuidam de mais de 40.000 animais nas suas comunidades anualmente, como também partilham a experiência que adquiriram através dos seus programas inovadores com abrigos a nível nacional, para que possam salvar mais vidas nas suas comunidades. Prestam cuidados excepcionais a todos os animais através de medicina veterinária de classe mundial, abrigo e, acima de tudo: amor.

Kim Soto, Diretora Sénior de Envolvimento de Voluntários, tem como missão ajudar os profissionais do bem-estar animal a aumentar a sua capacidade de trabalho para salvar vidas através de um envolvimento eficaz de voluntários. Ela é responsável por mais de 3.000 voluntários, que doam serviços avaliados em mais de 14 milhões de dólares por ano. Para além dos seus 14 anos num papel de liderança no bem-estar animal, a sua experiência em recursos humanos, educação e uma licenciatura em Antropologia combinam-se para a tornar totalmente qualificada como especialista em pessoas. Ela tem orgulho de usar essa experiência para ajudar funcionários e voluntários a estabelecer relacionamentos impactantes que aumentam a capacidade e salvam vidas.

Em 2018, o programa de voluntários da SDHS estava usando uma solução de gerenciamento de voluntários, conhecida como Volgistics, que eles estavam superando rapidamente.

DESAFIOS

O SDHS supervisiona voluntários que realizam uma grande variedade de tarefas em vários locais; no entanto, o Volgistics não estava a adaptar-se às suas novas necessidades. "Precisávamos de um sistema que pudesse ser personalizado para atender às necessidades da equipe que envolve voluntários em funções que vão desde o acolhimento de gatinhos recém-nascidos até a criação de animais em recintos de ursos e tudo mais", diz Kim.

Principais pontos problemáticos:

• A Volgistics não se actualizou nem se adap tou para satisfazer as nossas necessidades à medida que fomos crescendo.
• Serviços de apoio inadequados e nenhuma aplicação para os voluntários utilizarem.
• Falta de personalização para acompanhar os voluntários e satisfazer as necessidades da equipa para envolver os voluntários em funções específicas.
• Havia muito tempo perdido.

A Kim estava determinada a substituir o Software de Gestão de Voluntários (VMS) desatualizado por um que melhor se adequasse às suas necessidades.

Viagem

Quando Kim conheceu Rob Bonesteel, Gestor da Equipa de Sucesso dos Membros da Better Impact, numa conferência da Points of Light há alguns anos, recordou ter aprendido a robustez do Volunteer Impact (VMS da Better Impact). "Pensei que se eu pudesse ter AQUILO, poderia resolver tudo!"

A equipa de Kim acabaria por agendar uma demonstração e, mais tarde, testar o software. Os principais responsáveis pela tomada de decisões e a liderança sénior da SDHS participaram na demonstração do produto. "Puderam ver todas as diferentes funcionalidades e capacidades do software. Analisámos muitas opções de software, mas depois de vermos as possibilidades do Volunteer Impact, esta foi a única solução que considerámos seriamente", explica Kim.

Porquê o Volunteer Impact

A capacidade de personalizar o sistema para diferentes departamentos era a principal caraterística que Kim e a sua equipa procuravam. "Tínhamos voluntários que respondiam a situações de emergência, voluntários que acolhiam animais nas suas casas e voluntários que iam ao abrigo fazer trabalho. Para cada um deles, eu precisava de um formulário de candidatura diferente e que as pessoas se candidatassem de uma forma diferente. Também precisava que a formação fosse diferente e, em alguns casos, não supervisiono esses voluntários, pelo que precisava que outros funcionários da organização pudessem personalizar a sua parte. Por exemplo, a equipa de acolhimento não está sob a minha alçada, por isso há uma pessoa da equipa de acolhimento que queria gerir a sua própria secção do software. Com a Volunteer Impact, conseguimos dar-lhe a possibilidade de personalizar o que ela precisava", diz Kim.

Para além de procurar e encontrar capacidades de eLearning no Volunteer Impact, para minimizar o tempo gasto pelo pessoal na formação de voluntários, Kim também procurou uma solução que pudesse oferecer automatização. "Queria ser capaz de automatizar o mais possível, para acelerar a integração de novos voluntários", diz Kim.

A escolha de um fornecedor de software que satisfizesse os padrões de serviço ao cliente de Kim era uma grande prioridade. "Éramos um programa de asa móvel e eu precisava de saber que podia confiar num fornecedor para obter apoio rápido, fiável e relevante, sempre que necessário. Queria poder colocar palavras numa caixa de conversação a quase todas as horas do dia e da noite e obter uma resposta. Este foi o meu critério final para a Better Impact cumprir. O nível de serviço e apoio que conseguimos obter foi fantástico!"

Algumas das funcionalidades favoritas de Kim da Volunteer Impact incluem:

• Módulos de e-learning para voluntários, que completam os questionários de formação assistindo a vídeos. "O Volunteer Impact alterou significativamente a forma como formamos os voluntários. Quando a COVID chegou, não tivemos de abrandar porque tínhamos a plataforma para as pessoas receberem vídeos de formação (ou livros, ou qualquer outra coisa que pudéssemos escrever para materiais de formação). Depois de o voluntário completar com sucesso o questionário, o sistema qualifica-o automaticamente e ele pode começar a ver os horários e as funções para o que quer que esteja agora qualificado para fazer."
• "Adoro o facto de podermos personalizar as nossas pesquisas por QUALQUER campo da base de dados e fixá-las no painel principal para um acesso rápido e fácil. Posso obter qualquer combinação de voluntários por qualificação, localização, histórico connosco, etc. O facto de haver tantas formas de pesquisar mudou realmente o jogo para nós."
• "A possibilidade de os voluntários ganharem distintivos virtuais, ao completarem as qualificações, é uma excelente funcionalidade. Quando os voluntários satisfazem cada nível de qualificação, recebem distintivos que são semelhantes a prémios. Os voluntários têm muito orgulho nas suas realizações e gostam de mostrar os seus distintivos uns aos outros."

"A forma como os voluntários gerem a sua formação é o que mais gosto. Basta acederem ao seu portal de voluntários e, em O meu perfil, clicam em Formação. É incrível porque o meu pessoal não precisa de se envolver!"

Implementação

Quando a SDHS mudou as soluções de software em 2018, cerca de 3.000 registos de voluntários foram transferidos da Volgistics para a sua nova casa - Volunteer Impact.

Com base nas necessidades e na estrutura do programa de voluntariado do SDHS, uma conta Enterprise foi a escolha apropriada para as operações. "É um guarda-chuva abrangente sobre cada uma das contas do nosso campus e alguns dos nossos programas exclusivos, como Reabilitação de Vida Selvagem, Foster, Resposta de Emergência", explica Kim.

"O portal/aplicação que os voluntários utilizam foi facilmente personalizado por nós no Volunteer Impact. Adicionámos as cores da nossa marca que correspondem ao nosso site e temos banners únicos no topo de cada uma das nossas contas. Os voluntários ADORAM a aplicação! Eles adoram-na", diz Kim.