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Soluções desportivas Keystone

Estudo de caso

ANTECEDENTES

A Keystone Sporting Solutions é especializada no apoio personalizado a clubes e associações desportivas, com um forte enfoque no planeamento estratégico, governação, desenvolvimento de políticas e gestão de voluntários. Desde a sua fundação em 2015, a empresa tem colaborado com inúmeras organizações desportivas e autarquias locais, oferecendo conhecimentos especializados que ajudam os clientes a alcançar resultados eficazes e sustentáveis. A empresa é impulsionada pelo compromisso de promover o crescimento e a excelência na comunidade desportiva, com o objetivo de ajudar as organizações a atingir o seu pleno potencial através de serviços personalizados que respondem às suas necessidades específicas.

Com mais de 30 anos de experiência na indústria recreativa e desportiva, Kat Ingram é uma profissional experiente na gestão de voluntários a nível local, estatal, nacional e internacional. Como diretora-geral da Keystone Sporting Solutions, dedica-se a ajudar as organizações a atingir os objectivos pretendidos. Kat trabalhou com autarquias locais, para o Gabinete de Recreação e Desporto da Austrália do Sul, a Comissão Australiana de Desporto, a Universidade de Adelaide, a YMCA e o Comité Organizador dos Jogos Olímpicos de Sydney (SOCOG). É especialista em gestão de voluntários, governação, desporto sem assédio, planeamento estratégico, proteção de crianças e "Play by the Rules". Kat também é uma oradora talentosa e facilitadora de workshops, impulsionada por uma paixão ao longo da vida pelo desporto e seu papel no desenvolvimento pessoal. Em 2023, Kat foi contratada pelos Australian Masters Games (AMG) para supervisionar a gestão de voluntários.

Antes de mudar para a Better Impact, os Australian Masters Games (AMG) de 2022, realizados em Perth, contavam com a Rosterfy para gerir os voluntários. Embora a Rosterfy tenha facilitado a coordenação dos esforços dos voluntários durante o evento, a organização procurou uma solução mais personalizada para melhor atender às suas necessidades em evolução.

DESAFIOS

Um dos maiores desafios dos Australian Masters Games (AMG) foi gerenciar as operações de voluntários em diferentes estados. Como os Jogos são organizados num novo estado todos os anos, a autonomia dada a cada anfitrião significava que eram utilizados diferentes sistemas de gestão de voluntários de um evento para o outro. Embora os estados anfitriões recebessem relatórios de eventos anteriores, a falta de consistência criava ineficiências e dificultava a manutenção de um processo de gestão de voluntários sem falhas.

Embora funcional para o evento de Perth em 2022, o Rosterfy não tinha a flexibilidade e a sustentabilidade a longo prazo necessárias para eventos contínuos da dimensão do AMG. Todos os anos, a equipa tinha de começar do zero com um novo sistema, o que afectava o planeamento e a continuidade. Para os Jogos de 2023, a AMG precisava de uma solução que lhes permitisse gerir os voluntários de forma eficaz, independentemente do estado ou dos requisitos específicos do evento, e fornecer uma abordagem mais coesa para gerir os voluntários em geral.

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"Com cada edição dos Jogos a ser organizada por um novo estado, precisávamos de um sistema que pudesse não só apoiar-nos durante o evento, mas também acomodar melhor a estrutura única dos Australian Masters Games. Embora o Rosterfy tenha servido o seu propósito, estávamos à procura de uma solução que fosse rentável e oferecesse a flexibilidade de continuar de onde parámos após cada evento, sem começar do zero"
- Kat Ingram, Diretora-Geral da Keystone Sporting Solutions

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Viagem

No início de 2023, a Keystone Sporting Solutions expandiu os seus serviços ao ser contratada para gerir as operações de voluntariado para os Australian Masters Games em Adelaide. Enquanto cada desporto geria os seus próprios voluntários específicos, Kat Ingram servia como Gestora de Voluntariado dedicada aos 100 Voluntários Gerais nos AMG. Esta nova função exigia um sistema de gestão de voluntários que pudesse lidar com a complexidade do evento. Nesta altura, Kat era nova na Better Impact, tendo-se tornado recentemente uma consultora certificada para a plataforma. "Em 2023, tornei-me um consultor certificado da Better Impact. Ao contrário de muitos dos outros que fizeram o curso de formação, eu era provavelmente a única que não utilizava o sistema no meu trabalho quotidiano", recorda.

A decisão de adotar a Better Impact foi fortemente influenciada pelo Chefe de Registo e Comunicações da AMG 2023, que tinha experiência anterior na utilização do sistema. A sua recomendação surgiu numa altura em que a Keystone Sporting Solutions explorava opções para uma ferramenta de gestão de voluntários mais adaptável. Este ponto de viragem foi fundamental, uma vez que a equipa procurava uma plataforma que pudesse assegurar uma coordenação de voluntários sem problemas. Kat reflecte: "Eu queria mesmo começar com algo pequeno, só para ter uma ideia do sistema... mas quando disseram que eram os Australian Masters Games, pensei: 'isso é um pouco maior do que eu estava à espera!

Apesar da dimensão do evento, Kat aceitou o desafio. Com a sua vasta experiência em gestão de voluntários e uma nova ferramenta à sua disposição, estava pronta para mergulhar de cabeça. A minha filosofia sempre foi "ou dá no duro ou vai para casa", por isso, entrei com os pés no chão e comecei a correr", diz Kat. O AMG, sendo o maior evento multi-desportivo da Austrália, com cerca de 7.000 participantes, proporcionou uma oportunidade ideal para a Keystone Sporting Solutions testar as capacidades da Better Impact em grande escala.

Implementação

Em março de 2023, a Keystone Sporting Solutions iniciou a implementação da Better Impact para gerir as operações de voluntariado do AMG. O curto espaço de tempo entre a adoção da plataforma e os Jogos em outubro criou um desafio único para Kat e a sua equipa. Apesar do calendário apertado, a transição para a Better Impact foi suave e eficiente. "Entrei a bordo em março e, como os Jogos se realizaram em outubro, foi um período de tempo muito curto para pôr tudo a funcionar - entrevistar voluntários, integrá-los e preparar os Jogos," explica Kat.

Um dos primeiros passos foi integrar a aplicação Better Impact no sítio Web do AMG, permitindo que os voluntários se registassem facilmente através de uma ligação direta. Uma vez registados, os voluntários podiam marcar entrevistas através da plataforma, uma caraterística que Kat utilizou para testar a funcionalidade do software com os voluntários. "Configurámos as entrevistas dos voluntários como actividades e os voluntários podiam selecionar as suas próprias horas de entrevista. Foi um ótimo teste para ver se conseguiam utilizar bem o sistema", diz Kat. A faixa etária média da força de trabalho voluntária geral era de 61-70 anos e 95% não tiveram problemas em reservar a sua hora de entrevista, o que ajudou a tomar decisões futuras sobre a forma como os turnos dos voluntários seriam geridos.

O processo de implementação incluiu a criação de turnos para os voluntários se auto-seleccionarem, com base na facilidade com que os voluntários marcavam as suas entrevistas, uma decisão que reduziu significativamente a carga administrativa da equipa de Kat. "Decidimos deixá-los registar-se para os seus próprios turnos e, embora alguns tenham exagerado na marcação de demasiados turnos, isso poupou-nos muito tempo", observa Kat. Em retrospetiva, um limite máximo para o número de turnos que os voluntários podiam reservar poderia ter sido benéfico para garantir uma distribuição justa, mas o processo geral funcionou bem para o evento.

Outra caraterística importante que Kat utilizou foi o módulo de e-learning do sistema, que ela configurou para garantir que os voluntários completassem um questionário após a sua indução. Isto permitiu à equipa confirmar que os voluntários compreenderam o conteúdo da formação antes de reservar os turnos. "Criei um questionário simples e, se os voluntários não obtivessem 100% de aproveitamento, não podiam reservar um turno. Isto automatizou o processo e eliminou os erros", explica Kat. A capacidade de personalizar e automatizar aspectos da gestão de voluntários foi uma das caraterísticas de destaque do sistema para Kat.

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"O apoio da Better Impact durante o processo de integração foi excelente. A sua equipa facilitou a instalação e configuração do sistema para os nossos voluntários, e sentimo-nos confiantes para os Jogos."
- Kat Ingram

Porquê a Volunteer Impact

A Volunteer Impact foi escolhida por várias razões:

  • Custo-efetividade: O sistema tinha um preço competitivo, o que era crucial para um evento como os Australian Masters Games, onde as restrições orçamentais são sempre uma consideração.
  • Experiência anterior: O Chefe de Registo já tinha utilizado o Better Impact no passado, o que levou a uma preferência natural por um sistema que era familiar e eficaz.
  • Flexibilidade: Uma caraterística fundamental foi a capacidade de estacionar o sistema entre eventos, permitindo a sua reutilização sem incorrer em custos adicionais durante o tempo de inatividade.

"O facto de podermos estacionar o sistema entre eventos e voltar a utilizá-lo um ano mais tarde foi uma grande vantagem", explicou Kat.

Lições aprendidas

Uma das principais lições que a Keystone Sporting Solutions aprendeu foi a importância de utilizar um software de gestão de voluntários que pudesse ser adaptado tanto para programas de voluntariado em grande escala como para programas mais direcionados. A flexibilidade e a facilidade de utilização oferecidas pela Better Impact permitiram que a equipa se concentrasse mais no envolvimento dos voluntários e menos nas tarefas administrativas.

Dado que a maioria dos voluntários tinha entre 61 e 70 anos de idade, houve uma preocupação inicial sobre a sua capacidade de navegar na tecnologia. No entanto, Kat ficou agradavelmente surpreendida. "Muitos dos voluntários mais velhos já estavam familiarizados com o sistema de outras organizações de voluntariado. Aprenderam rapidamente e alguns até me mostraram coisas novas! O meu conselho é: não subestimem a geração mais velha".

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"É tudo uma questão de encontrar a ferramenta certa para o trabalho. O Better Impact permitiu-nos ser mais eficientes, o que fez a diferença na forma como gerimos o evento."
- Kat Ingram

Resultados

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Desde a adoção da Better Impact, a Keystone Sporting Solutions registou melhorias notáveis na gestão de voluntários para os Jogos Masters Australianos de 2023. Um dos resultados mais significativos foi o aumento da satisfação tanto dos voluntários como da equipa com o sistema. "A experiência geral com o Better Impact foi muito mais tranquila e recebemos feedback positivo dos voluntários", diz Kat. Este nível mais elevado de satisfação contribuiu para um evento mais coeso e organizado, com menos problemas a surgir durante os Jogos. Kat destaca alguns dos resultados mais importantes:

  • Gestão que poupa tempo: As caraterísticas personalizáveis da Better Impact permitiram a Kat e à sua equipa poupar tempo e minimizar a confusão entre os voluntários. "Conseguimos configurar tudo de uma forma que funcionou na perfeição para os Jogos, desde as entrevistas e turnos até às induções," explica Kat. A comunicação sem falhas e a capacidade de os voluntários gerirem os seus próprios perfis, entrevistas e turnos reduziram significativamente a necessidade de intervenção manual. Kat observa: "Dos 100 voluntários, apenas dois tiveram dificuldades em utilizar o software, e resolvemos essas dificuldades rapidamente com alguma assistência pessoal, como chamadas e mensagens de texto."
  • Consistência em todos os eventos: O sucesso da utilização da Better Impact estendeu-se para além de um único evento. Ao adotar o sistema, a Keystone Sporting Solutions manterá práticas consistentes de gestão de voluntários em diferentes eventos. Isto garante que futuros eventos, incluindo os Australian Masters Games em Camberra 2025, beneficiarão dos mesmos processos organizados. "Criei um documento de transferência para os próximos Jogos, detalhando como gerimos as coisas e o que poderia ser melhorado. É ótimo poder carregá-lo na secção de documentos Better Impact para referência futura", acrescenta Kat.
  • Satisfação dos voluntários: O feedback dos voluntários revelou um impacto positivo. "Criámos um inquérito no Better Impact para recolher feedback não só sobre os Jogos, mas também sobre a forma como os voluntários acharam a utilização do sistema", diz Kat. Os dados revelaram que os voluntários acharam a plataforma mais fácil de utilizar ao longo do tempo, tendo muitos deles expressado uma maior satisfação com a sua funcionalidade. "O que mais gostei foi de ver a progressão - os voluntários acharam mais fácil passar por cada fase, desde a criação do seu perfil até à gestão dos seus turnos." Isto ajudou a criar uma experiência mais eficiente e agradável tanto para os voluntários como para os organizadores.
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"Em suma, o nível de satisfação dos voluntários foi ótimo. Gostei muito dos Jogos e da utilização do software. Eu recomendaria a Better Impact para futuros Australian Masters Games ou apenas para a gestão de eventos e voluntários em geral."
- Kat Ingram

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