Soluções desportivas Keystone

ANTECEDENTES

A Keystone Sporting Solutions é especializada no apoio personalizado a clubes e associações desportivas, com um forte enfoque no planeamento estratégico, governação, desenvolvimento de políticas e gestão de voluntários. Desde a sua fundação em 2015, a empresa tem colaborado com inúmeras organizações desportivas e autarquias locais, oferecendo conhecimentos especializados que ajudam os clientes a alcançar resultados eficazes e sustentáveis. A empresa é impulsionada pelo compromisso de promover o crescimento e a excelência na comunidade desportiva, com o objetivo de ajudar as organizações a atingir o seu pleno potencial através de serviços personalizados que respondem às suas necessidades específicas.

Com mais de 30 anos de experiência na indústria recreativa e desportiva, Kat Ingram é uma profissional experiente na gestão de voluntários a nível local, estatal, nacional e internacional. Como diretora-geral da Keystone Sporting Solutions, dedica-se a ajudar as organizações a atingir os objectivos pretendidos. Kat trabalhou com autarquias locais, para o Gabinete de Recreação e Desporto da Austrália do Sul, a Comissão Australiana de Desporto, a Universidade de Adelaide, a YMCA e o Comité Organizador dos Jogos Olímpicos de Sydney (SOCOG). É especialista em gestão de voluntários, governação, desporto sem assédio, planeamento estratégico, proteção de crianças e "Play by the Rules". Kat também é uma oradora talentosa e facilitadora de workshops, impulsionada por uma paixão ao longo da vida pelo desporto e seu papel no desenvolvimento pessoal. Em 2023, Kat foi contratada pelos Australian Masters Games (AMG) para supervisionar a gestão de voluntários.

Antes de mudar para a Better Impact, os Australian Masters Games (AMG) de 2022, realizados em Perth, contavam com a Rosterfy para gerir os voluntários. Embora a Rosterfy tenha facilitado a coordenação dos esforços dos voluntários durante o evento, a organização procurou uma solução mais personalizada para melhor atender às suas necessidades em evolução.

DESAFIOS

Um dos maiores desafios dos Australian Masters Games (AMG) foi gerenciar as operações de voluntários em diferentes estados. Como os Jogos são organizados num novo estado todos os anos, a autonomia dada a cada anfitrião significava que eram utilizados diferentes sistemas de gestão de voluntários de um evento para o outro. Embora os estados anfitriões recebessem relatórios de eventos anteriores, a falta de consistência criava ineficiências e dificultava a manutenção de um processo de gestão de voluntários sem falhas.

Embora funcional para o evento de Perth em 2022, o Rosterfy não tinha a flexibilidade e a sustentabilidade a longo prazo necessárias para eventos contínuos da dimensão do AMG. Todos os anos, a equipa tinha de começar do zero com um novo sistema, o que afectava o planeamento e a continuidade. Para os Jogos de 2023, a AMG precisava de uma solução que lhes permitisse gerir os voluntários de forma eficaz, independentemente do estado ou dos requisitos específicos do evento, e fornecer uma abordagem mais coesa para gerir os voluntários em geral.

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Journey

Before starting her assessment of Volunteer Management Software (VMS) systems, Debbie was already familiar with Better Impact. She had previously spoken with and met Tony Goodrow, Better Impact CEO, at conferences. “I was impressed with the company and product” she reveals, “but what really impressed me was how the people using the software were included and permitted to contribute to its growth and development.”

Although Debbie was leaning towards Better Impact’s solution – Volunteer Impact – she had to present a strong case to her Board. “I looked at other systems as well. I did an analysis of all the other software systems that were available to us at the time and what their benefits were together with their costs, so that I could build a case for choosing Volunteer Impact,” she says. She also relied on peer feedback and reviews when visiting organisations that were already utilising Volunteer Impact.

Debbie had her list of software needs, of which finding an extremely cost-effective system was one of them – and a major priority at that. According to Debbie, “Volunteer Impact was less expensive than so many others”. Keeping volunteer data well-protected was of utmost importance as well and Better Impact was able to check all the boxes. “Our information governance lead had to go through a process until he was reassured,” recalls Debbie.

Implementation

North London Hospice has been using Volunteer Impact since November 2015. They decided to start with Volunteer Impact, later adding Client Impact.

As Debbie didn't think she was that technically savvy at first, she asked for software training. She recalls “I thought I was not going to pick this up that quickly. But within four hours, I had it. And that means it's not that difficult a system to use.”

The most important piece of advice from Debbie is to not attempt it alone and to implement the software across the organisation as a team.

Why Volunteer Impact

Here are some of Debbie’s favourite Volunteer Impact features:

• Ability to ringfence access to personal data. “We collect demographic data about all our volunteers and, because of the way permissions can be managed in the system, no one can see it other than me and my colleague.”
• Volunteer hours and feedback. “When a volunteer clocks in to log their hours, they receive a little message from us. Volunteers can also complete our survey questions, in real time, about the work performed and feedback. I love how this helps us measure impact.”
• Committees. “I love the fact that we can create committees, group volunteers together on these committees, and utilise such data to select who we're sending emails to. There’s also the option to text. The system provides flexibility, which I really like.”
• E-learning modules for volunteers. “A lot of our online training for volunteer is going into Volunteer Impact because it allows us to set up e-learning modules. Instead of having to email things to people, volunteers can log into their own account and undertake their own training.

Porquê a Volunteer Impact

A Volunteer Impact foi escolhida por várias razões:

• Custo-efetividade: O sistema tinha um preço competitivo, o que era crucial para um evento como os Australian Masters Games, onde as restrições orçamentais são sempre uma consideração.
• Experiência anterior: O Chefe de Registo já tinha utilizado o Better Impact no passado, o que levou a uma preferência natural por um sistema que era familiar e eficaz.
• Flexibilidade: Uma caraterística fundamental foi a capacidade de estacionar o sistema entre eventos, permitindo a sua reutilização sem incorrer em custos adicionais durante o tempo de inatividade.

"O facto de podermos estacionar o sistema entre eventos e voltar a utilizá-lo um ano mais tarde foi uma grande vantagem", explicou Kat.

Lições aprendidas

Uma das principais lições que a Keystone Sporting Solutions aprendeu foi a importância de utilizar um software de gestão de voluntários que pudesse ser adaptado tanto para programas de voluntariado em grande escala como para programas mais direcionados. A flexibilidade e a facilidade de utilização oferecidas pela Better Impact permitiram que a equipa se concentrasse mais no envolvimento dos voluntários e menos nas tarefas administrativas.

Dado que a maioria dos voluntários tinha entre 61 e 70 anos de idade, houve uma preocupação inicial sobre a sua capacidade de navegar na tecnologia. No entanto, Kat ficou agradavelmente surpreendida. "Muitos dos voluntários mais velhos já estavam familiarizados com o sistema de outras organizações de voluntariado. Aprenderam rapidamente e alguns até me mostraram coisas novas! O meu conselho é: não subestimem a geração mais velha".

Desde a adoção da Better Impact, a Keystone Sporting Solutions registou melhorias notáveis na gestão de voluntários para os Jogos Masters Australianos de 2023. Um dos resultados mais significativos foi o aumento da satisfação tanto dos voluntários como da equipa com o sistema. "A experiência geral com o Better Impact foi muito mais tranquila e recebemos feedback positivo dos voluntários", diz Kat. Este nível mais elevado de satisfação contribuiu para um evento mais coeso e organizado, com menos problemas a surgir durante os Jogos. Kat destaca alguns dos resultados mais importantes:

• Gestão que poupa tempo: As caraterísticas personalizáveis da Better Impact permitiram a Kat e à sua equipa poupar tempo e minimizar a confusão entre os voluntários. "Conseguimos configurar tudo de uma forma que funcionou na perfeição para os Jogos, desde as entrevistas e turnos até às induções," explica Kat. A comunicação sem falhas e a capacidade de os voluntários gerirem os seus próprios perfis, entrevistas e turnos reduziram significativamente a necessidade de intervenção manual. Kat observa: "Dos 100 voluntários, apenas dois tiveram dificuldades em utilizar o software, e resolvemos essas dificuldades rapidamente com alguma assistência pessoal, como chamadas e mensagens de texto."
• Consistência em todos os eventos: O sucesso da utilização da Better Impact estendeu-se para além de um único evento. Ao adotar o sistema, a Keystone Sporting Solutions manterá práticas consistentes de gestão de voluntários em diferentes eventos. Isto garante que futuros eventos, incluindo os Australian Masters Games em Camberra 2025, beneficiarão dos mesmos processos organizados. "Criei um documento de transferência para os próximos Jogos, detalhando como gerimos as coisas e o que poderia ser melhorado. É ótimo poder carregá-lo na secção de documentos Better Impact para referência futura", acrescenta Kat.
• Satisfação dos voluntários: O feedback dos voluntários revelou um impacto positivo. "Criámos um inquérito no Better Impact para recolher feedback não só sobre os Jogos, mas também sobre a forma como os voluntários acharam a utilização do sistema", diz Kat. Os dados revelaram que os voluntários acharam a plataforma mais fácil de utilizar ao longo do tempo, tendo muitos deles expressado uma maior satisfação com a sua funcionalidade. "O que mais gostei foi de ver a progressão - os voluntários acharam mais fácil passar por cada fase, desde a criação do seu perfil até à gestão dos seus turnos." Isto ajudou a criar uma experiência mais eficiente e agradável tanto para os voluntários como para os organizadores.

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