Keystone Sporting Solutions

CONTEXTE

Keystone Sporting Solutions est spécialisée dans le soutien personnalisé aux clubs et associations sportives, avec un fort accent sur la planification stratégique, la gouvernance, l'élaboration de politiques et la gestion des bénévoles. Depuis sa création en 2015, l'entreprise a collaboré avec de nombreuses organisations sportives et conseils locaux, offrant une expertise qui aide les clients à obtenir des résultats efficaces et durables. L'entreprise est animée par un engagement à favoriser la croissance et l'excellence au sein de la communauté sportive, visant à aider les organisations à atteindre leur plein potentiel grâce à des services sur mesure qui répondent à leurs besoins uniques.

Avec plus de 30 ans d'expérience dans l'industrie des loisirs et du sport, Kat Ingram est une professionnelle chevronnée de la gestion des bénévoles aux niveaux local, national et international. En tant que directrice générale de Keystone Sporting Solutions, elle se consacre à aider les organisations à atteindre les objectifs qu'elles se sont fixés. Kat a travaillé avec des conseils locaux, pour l'Office des loisirs et des sports d'Australie du Sud, la Commission australienne des sports, l'Université d'Adélaïde, le YMCA et le Comité d'organisation des Jeux olympiques de Sydney (SOCOG). Elle est spécialisée dans la gestion des bénévoles, la gouvernance, le sport sans harcèlement, la planification stratégique, la protection des enfants et le respect des règles. Kat est également une conférencière et une animatrice d'ateliers accomplie, animée par une passion de toujours pour le sport et son rôle dans le développement personnel. En 2023, Kat a été engagée par les Australian Masters Games (AMG) pour superviser la gestion des bénévoles.

Avant de passer à Better Impact, les Australian Masters Games (AMG) de 2022, organisés à Perth, s'appuyaient sur Rosterfy pour gérer les volontaires. Bien que Rosterfy ait facilité la coordination des efforts des volontaires pendant l'événement, l'organisation recherchait une solution plus personnalisée pour mieux répondre à ses besoins en constante évolution.

DÉFIS

L'un des plus grands défis des Australian Masters Games (AMG) a été de gérer les opérations des volontaires dans différents états. Les Jeux se déroulant chaque année dans un nouvel État, l'autonomie accordée à chaque hôte signifiait que différents systèmes de gestion des volontaires étaient utilisés d'un événement à l'autre. Bien que les États hôtes aient reçu les rapports des événements précédents, le manque de cohérence a créé des inefficacités et a rendu difficile le maintien d'un processus de gestion des volontaires homogène.

Bien que fonctionnel pour l'événement de Perth en 2022, Rosterfy n'avait pas la flexibilité et la durabilité à long terme nécessaires pour des événements continus de la taille de l'AMG. Chaque année, l'équipe devait repartir de zéro avec un nouveau système, ce qui affectait la planification et la continuité. Pour les Jeux de 2023, l'AMG avait besoin d'une solution qui lui permettrait de gérer efficacement les volontaires, indépendamment des exigences propres à l'État ou à l'événement, et de fournir une approche plus cohérente de la gestion des volontaires en général.

Vous voulez savoir combien de temps et d'argent vous pourriez économiser ?

Utilisez le calculateur de retour sur investissement.

Voyage

Au début de l'année 2023, Keystone Sporting Solutions a élargi ses services en étant chargé de gérer les opérations de bénévolat pour les Australian Masters Games à Adélaïde. Alors que chaque sport gérait ses propres bénévoles spécifiques, Kat Ingram était la responsable des bénévoles pour les 100 bénévoles généraux des AMG. Ce nouveau rôle nécessitait un système de gestion des volontaires capable de gérer la complexité de l'événement. À cette époque, Kat ne connaissait pas encore Better Impact, car elle venait de devenir consultante certifiée pour la plateforme. "En 2023, je suis devenue consultante certifiée pour Better Impact. Contrairement à beaucoup d'autres participants à la formation, j'étais probablement la seule à ne pas utiliser le système dans le cadre de mon travail quotidien", se souvient-elle.

La décision d'adopter Better Impact a été fortement influencée par le responsable des inscriptions et de la communication de l'AMG 2023, qui avait déjà utilisé le système. Leur recommandation est intervenue alors que Keystone Sporting Solutions explorait les possibilités d'un outil de gestion des volontaires plus adaptable. Ce tournant a été décisif, car l'équipe recherchait une plateforme capable d'assurer une coordination harmonieuse des bénévoles. Kat se souvient : "Je voulais vraiment commencer par quelque chose de petit, juste pour me familiariser avec le système... mais quand ils ont dit qu'il s'agissait des Australian Masters Games, je me suis dit que c'était un peu plus grand que ce à quoi je m'attendais !

Malgré l'ampleur de l'événement, Kat a relevé le défi. Forte de sa grande expérience en matière de gestion des bénévoles et d'un nouvel outil à sa disposition, elle était prête à se lancer. "Ma philosophie a toujours été d'y aller à fond ou de rentrer chez moi, alors j'ai sauté à pieds joints et je me suis lancée à corps perdu", déclare Kat. L'AMG, le plus grand événement multisports d'Australie, avec environ 7 000 participants, était l'occasion idéale pour Keystone Sporting Solutions de tester les capacités de Better Impact à grande échelle.

Mise en œuvre

En mars 2023, Keystone Sporting Solutions a commencé la mise en œuvre de Better Impact pour gérer les opérations de bénévolat pour l'AMG. Le court délai entre l'adoption de la plateforme et les Jeux en octobre a constitué un défi unique pour Kat et son équipe. Malgré ce calendrier serré, la transition vers Better Impact s'est faite en douceur et avec efficacité. "J'ai pris mes fonctions en mars, et comme les Jeux se déroulaient en octobre, le délai était très court pour tout mettre en place et faire fonctionner le système - interviewer les bénévoles, les intégrer et se préparer pour les Jeux", explique Kat.

L'une des premières étapes a consisté à intégrer l'application Better Impact au site web de l'AMG, ce qui a permis aux bénévoles de s'inscrire facilement grâce à un lien direct. Une fois inscrits, les volontaires pouvaient programmer des entretiens via la plateforme, une fonction que Kat a utilisée pour tester les fonctionnalités du logiciel avec les volontaires. "Nous avons organisé les entretiens avec les volontaires sous forme d'activités, et les volontaires pouvaient choisir leurs propres heures d'entretien. C'était un excellent test pour voir à quel point ils pouvaient utiliser le système", explique Kat. La moyenne d'âge des bénévoles était de 61 à 70 ans et 95 % d'entre eux n'ont eu aucun problème à réserver leur heure d'entretien, ce qui a facilité les décisions futures sur la manière dont les équipes de bénévoles seraient gérées.

Le processus de mise en œuvre comprenait la mise en place d'équipes que les volontaires pouvaient choisir eux-mêmes, en se basant sur la facilité avec laquelle les volontaires réservaient leurs entretiens, une décision qui a considérablement réduit la charge administrative de l'équipe de Kat. "Nous avons décidé de les laisser s'inscrire pour leurs propres équipes, et même si certains ont fait des excès en réservant trop de postes, cela nous a fait gagner beaucoup de temps", note Kat. Rétrospectivement, il aurait peut-être été préférable de limiter le nombre de vacations que les bénévoles pouvaient réserver afin de garantir une répartition équitable, mais le processus global a bien fonctionné pour l'événement.

Kat a également utilisé le module d'apprentissage en ligne du système, qu'elle a mis en place pour s'assurer que les volontaires répondent à un questionnaire après leur initiation. Cela a permis à l'équipe de confirmer que les volontaires avaient compris le contenu de l'initiation avant de réserver des postes. "J'ai créé un simple quiz, et si les volontaires n'obtenaient pas un score de 100 %, ils ne pouvaient pas réserver de poste. Cela a automatisé le processus et éliminé les erreurs", explique Kat. La possibilité de personnaliser et d'automatiser certains aspects de la gestion des bénévoles a été l'une des caractéristiques les plus remarquables du système pour Kat.

Pourquoi Volunteer Impact ?

Volunteer Impact a été choisi pour plusieurs raisons :

• Le rapport coût-efficacité : Le système était proposé à un prix compétitif, ce qui était crucial pour un événement comme les Australian Masters Games, où les contraintes budgétaires sont toujours un facteur à prendre en compte.
• Expérience antérieure : Le responsable des inscriptions avait déjà utilisé Better Impact par le passé, d'où une préférence naturelle pour un système familier et efficace.
• Flexibilité : L'une des principales caractéristiques était la possibilité de garer le système entre les événements, ce qui permettait de le réutiliser sans encourir de coûts supplémentaires pendant les périodes d'indisponibilité.

"Le fait de pouvoir garer le système entre deux événements et de le reprendre un an plus tard a été un énorme avantage", explique Kat.

Enseignements tirés

L'une des principales leçons que Keystone Sporting Solutions a apprises est l'importance d'utiliser un logiciel de gestion des bénévoles qui peut être adapté à la fois aux programmes de bénévolat à grande échelle et aux programmes de bénévolat plus ciblés. La flexibilité et la facilité d'utilisation de Better Impact ont permis à l'équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des bénévoles et moins sur les tâches administratives.

Étant donné que la plupart des bénévoles ont entre 61 et 70 ans, on s'est d'abord inquiété de leur capacité à naviguer dans la technologie. Mais Kat a été agréablement surprise. "Beaucoup de bénévoles plus âgés connaissaient déjà le système pour l'avoir utilisé dans d'autres organisations de bénévolat. Ils l'ont assimilé rapidement et certains m'ont même montré de nouvelles choses ! Mon conseil est le suivant : ne sous-estimez pas la génération plus âgée".

Depuis l'adoption de Better Impact, Keystone Sporting Solutions a connu des améliorations notables dans la gestion des volontaires pour les Australian Masters Games de 2023. L'un des résultats les plus significatifs a été l'augmentation de la satisfaction des bénévoles et du personnel à l'égard du système. "L'expérience globale avec Better Impact a été beaucoup plus fluide et nous avons reçu des commentaires positifs de la part des bénévoles", déclare Kat. Ce niveau de satisfaction plus élevé a contribué à la cohésion et à l'organisation de l'événement, avec moins de problèmes pendant les Jeux. Kat souligne quelques-uns des résultats les plus importants :

• Une gestion qui permet de gagner du temps : Les fonctions personnalisables de Better Impact ont permis à Kat et à son équipe de gagner du temps et de minimiser la confusion parmi les volontaires. "Nous avons pu tout mettre en place d'une manière qui convenait parfaitement aux Jeux, depuis les entretiens et les équipes jusqu'aux intronisations", explique Kat. La communication transparente et la possibilité pour les volontaires de gérer leurs propres profils, entretiens et équipes ont considérablement réduit le besoin d'interventions manuelles. Kat précise : "Sur les 100 volontaires, seuls deux ont eu du mal à utiliser le logiciel, et nous avons rapidement résolu le problème en leur apportant une aide personnelle, par exemple en les appelant ou en leur envoyant des SMS."
• Cohérence entre les événements : Le succès de l'utilisation de Better Impact s'est étendu au-delà d'un seul événement. En adoptant le système, Keystone Sporting Solutions maintiendra des pratiques de gestion des volontaires cohérentes entre les différents événements. Cela garantit que les futurs événements, y compris les Australian Masters Games à Canberra en 2025, bénéficieront des mêmes processus organisés. "J'ai créé un document de transfert pour les prochains Jeux, détaillant la façon dont nous avons géré les choses et ce qui pourrait être amélioré. Je suis ravie d'avoir pu télécharger ce document dans la section Better Impact pour m'y référer ultérieurement", ajoute Kat.
• Satisfaction des bénévoles : Les commentaires des bénévoles ont révélé un impact positif. "Nous avons mis en place une enquête dans Better Impact pour recueillir des commentaires non seulement sur les Jeux, mais aussi sur la façon dont les bénévoles ont utilisé le système", explique Kat. Les données ont montré que les volontaires ont trouvé la plateforme plus facile à utiliser au fil du temps, et beaucoup ont exprimé une plus grande satisfaction à l'égard de ses fonctionnalités. "Ce que j'ai le plus apprécié, c'est de voir la progression - les volontaires ont trouvé le système plus facile à chaque étape, de la création de leur profil à la gestion de leurs missions. Cela a permis de créer une expérience plus efficace et plus agréable pour les bénévoles et les organisateurs.