Keystone Sporting Solutions

CONTEXTE

Keystone Sporting Solutions est spécialisée dans le soutien personnalisé aux clubs et associations sportives, avec un fort accent sur la planification stratégique, la gouvernance, l'élaboration de politiques et la gestion des bénévoles. Depuis sa création en 2015, l'entreprise a collaboré avec de nombreuses organisations sportives et conseils locaux, offrant une expertise qui aide les clients à obtenir des résultats efficaces et durables. L'entreprise est animée par un engagement à favoriser la croissance et l'excellence au sein de la communauté sportive, visant à aider les organisations à atteindre leur plein potentiel grâce à des services sur mesure qui répondent à leurs besoins uniques.

Avec plus de 30 ans d'expérience dans l'industrie des loisirs et du sport, Kat Ingram est une professionnelle chevronnée de la gestion des bénévoles aux niveaux local, national et international. En tant que directrice générale de Keystone Sporting Solutions, elle se consacre à aider les organisations à atteindre les objectifs qu'elles se sont fixés. Kat a travaillé avec des conseils locaux, pour l'Office des loisirs et des sports d'Australie du Sud, la Commission australienne des sports, l'Université d'Adélaïde, le YMCA et le Comité d'organisation des Jeux olympiques de Sydney (SOCOG). Elle est spécialisée dans la gestion des bénévoles, la gouvernance, le sport sans harcèlement, la planification stratégique, la protection des enfants et le respect des règles. Kat est également une conférencière et une animatrice d'ateliers accomplie, animée par une passion de toujours pour le sport et son rôle dans le développement personnel. En 2023, Kat a été engagée par les Australian Masters Games (AMG) pour superviser la gestion des bénévoles.

Avant de passer à Better Impact, les Australian Masters Games (AMG) de 2022, organisés à Perth, s'appuyaient sur Rosterfy pour gérer les volontaires. Bien que Rosterfy ait facilité la coordination des efforts des volontaires pendant l'événement, l'organisation recherchait une solution plus personnalisée pour mieux répondre à ses besoins en constante évolution.

DÉFIS

L'un des plus grands défis des Australian Masters Games (AMG) a été de gérer les opérations des volontaires dans différents états. Les Jeux se déroulant chaque année dans un nouvel État, l'autonomie accordée à chaque hôte signifiait que différents systèmes de gestion des volontaires étaient utilisés d'un événement à l'autre. Bien que les États hôtes aient reçu les rapports des événements précédents, le manque de cohérence a créé des inefficacités et a rendu difficile le maintien d'un processus de gestion des volontaires homogène.

Bien que fonctionnel pour l'événement de Perth en 2022, Rosterfy n'avait pas la flexibilité et la durabilité à long terme nécessaires pour des événements continus de la taille de l'AMG. Chaque année, l'équipe devait repartir de zéro avec un nouveau système, ce qui affectait la planification et la continuité. Pour les Jeux de 2023, l'AMG avait besoin d'une solution qui lui permettrait de gérer efficacement les volontaires, indépendamment des exigences propres à l'État ou à l'événement, et de fournir une approche plus cohérente de la gestion des volontaires en général.

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Journey

Before starting her assessment of Volunteer Management Software (VMS) systems, Debbie was already familiar with Better Impact. She had previously spoken with and met Tony Goodrow, Better Impact CEO, at conferences. “I was impressed with the company and product” she reveals, “but what really impressed me was how the people using the software were included and permitted to contribute to its growth and development.”

Although Debbie was leaning towards Better Impact’s solution – Volunteer Impact – she had to present a strong case to her Board. “I looked at other systems as well. I did an analysis of all the other software systems that were available to us at the time and what their benefits were together with their costs, so that I could build a case for choosing Volunteer Impact,” she says. She also relied on peer feedback and reviews when visiting organisations that were already utilising Volunteer Impact.

Debbie had her list of software needs, of which finding an extremely cost-effective system was one of them – and a major priority at that. According to Debbie, “Volunteer Impact was less expensive than so many others”. Keeping volunteer data well-protected was of utmost importance as well and Better Impact was able to check all the boxes. “Our information governance lead had to go through a process until he was reassured,” recalls Debbie.

Implementation

North London Hospice has been using Volunteer Impact since November 2015. They decided to start with Volunteer Impact, later adding Client Impact.

As Debbie didn't think she was that technically savvy at first, she asked for software training. She recalls “I thought I was not going to pick this up that quickly. But within four hours, I had it. And that means it's not that difficult a system to use.”

The most important piece of advice from Debbie is to not attempt it alone and to implement the software across the organisation as a team.

Why Volunteer Impact

Here are some of Debbie’s favourite Volunteer Impact features:

• Ability to ringfence access to personal data. “We collect demographic data about all our volunteers and, because of the way permissions can be managed in the system, no one can see it other than me and my colleague.”
• Volunteer hours and feedback. “When a volunteer clocks in to log their hours, they receive a little message from us. Volunteers can also complete our survey questions, in real time, about the work performed and feedback. I love how this helps us measure impact.”
• Committees. “I love the fact that we can create committees, group volunteers together on these committees, and utilise such data to select who we're sending emails to. There’s also the option to text. The system provides flexibility, which I really like.”
• E-learning modules for volunteers. “A lot of our online training for volunteer is going into Volunteer Impact because it allows us to set up e-learning modules. Instead of having to email things to people, volunteers can log into their own account and undertake their own training.

Pourquoi Volunteer Impact ?

Volunteer Impact a été choisi pour plusieurs raisons :

• Le rapport coût-efficacité : Le système était proposé à un prix compétitif, ce qui était crucial pour un événement comme les Australian Masters Games, où les contraintes budgétaires sont toujours un facteur à prendre en compte.
• Expérience antérieure : Le responsable des inscriptions avait déjà utilisé Better Impact par le passé, d'où une préférence naturelle pour un système familier et efficace.
• Flexibilité : L'une des principales caractéristiques était la possibilité de garer le système entre les événements, ce qui permettait de le réutiliser sans encourir de coûts supplémentaires pendant les périodes d'indisponibilité.

"Le fait de pouvoir garer le système entre deux événements et de le reprendre un an plus tard a été un énorme avantage", explique Kat.

Enseignements tirés

L'une des principales leçons que Keystone Sporting Solutions a apprises est l'importance d'utiliser un logiciel de gestion des bénévoles qui peut être adapté à la fois aux programmes de bénévolat à grande échelle et aux programmes de bénévolat plus ciblés. La flexibilité et la facilité d'utilisation de Better Impact ont permis à l'équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des bénévoles et moins sur les tâches administratives.

Étant donné que la plupart des bénévoles ont entre 61 et 70 ans, on s'est d'abord inquiété de leur capacité à naviguer dans la technologie. Mais Kat a été agréablement surprise. "Beaucoup de bénévoles plus âgés connaissaient déjà le système pour l'avoir utilisé dans d'autres organisations de bénévolat. Ils l'ont assimilé rapidement et certains m'ont même montré de nouvelles choses ! Mon conseil est le suivant : ne sous-estimez pas la génération plus âgée".

Depuis l'adoption de Better Impact, Keystone Sporting Solutions a connu des améliorations notables dans la gestion des volontaires pour les Australian Masters Games de 2023. L'un des résultats les plus significatifs a été l'augmentation de la satisfaction des bénévoles et du personnel à l'égard du système. "L'expérience globale avec Better Impact a été beaucoup plus fluide et nous avons reçu des commentaires positifs de la part des bénévoles", déclare Kat. Ce niveau de satisfaction plus élevé a contribué à la cohésion et à l'organisation de l'événement, avec moins de problèmes pendant les Jeux. Kat souligne quelques-uns des résultats les plus importants :

• Une gestion qui permet de gagner du temps : Les fonctions personnalisables de Better Impact ont permis à Kat et à son équipe de gagner du temps et de minimiser la confusion parmi les volontaires. "Nous avons pu tout mettre en place d'une manière qui convenait parfaitement aux Jeux, depuis les entretiens et les équipes jusqu'aux intronisations", explique Kat. La communication transparente et la possibilité pour les volontaires de gérer leurs propres profils, entretiens et équipes ont considérablement réduit le besoin d'interventions manuelles. Kat précise : "Sur les 100 volontaires, seuls deux ont eu du mal à utiliser le logiciel, et nous avons rapidement résolu le problème en leur apportant une aide personnelle, par exemple en les appelant ou en leur envoyant des SMS."
• Cohérence entre les événements : Le succès de l'utilisation de Better Impact s'est étendu au-delà d'un seul événement. En adoptant le système, Keystone Sporting Solutions maintiendra des pratiques de gestion des volontaires cohérentes entre les différents événements. Cela garantit que les futurs événements, y compris les Australian Masters Games à Canberra en 2025, bénéficieront des mêmes processus organisés. "J'ai créé un document de transfert pour les prochains Jeux, détaillant la façon dont nous avons géré les choses et ce qui pourrait être amélioré. Je suis ravie d'avoir pu télécharger ce document dans la section Better Impact pour m'y référer ultérieurement", ajoute Kat.
• Satisfaction des bénévoles : Les commentaires des bénévoles ont révélé un impact positif. "Nous avons mis en place une enquête dans Better Impact pour recueillir des commentaires non seulement sur les Jeux, mais aussi sur la façon dont les bénévoles ont utilisé le système", explique Kat. Les données ont montré que les volontaires ont trouvé la plateforme plus facile à utiliser au fil du temps, et beaucoup ont exprimé une plus grande satisfaction à l'égard de ses fonctionnalités. "Ce que j'ai le plus apprécié, c'est de voir la progression - les volontaires ont trouvé le système plus facile à chaque étape, de la création de leur profil à la gestion de leurs missions. Cela a permis de créer une expérience plus efficace et plus agréable pour les bénévoles et les organisateurs.