Soluciones deportivas Keystone
Estudio de caso
ANTECEDENTES
Keystone Sporting Solutions está especializada en el apoyo personalizado a clubes y asociaciones deportivas, con un fuerte enfoque en la planificación estratégica, la gobernanza, el desarrollo de políticas y la gestión del voluntariado. Desde su fundación en 2015, la empresa ha colaborado con numerosas organizaciones deportivas y ayuntamientos, ofreciendo experiencia que ayuda a los clientes a lograr resultados eficaces y sostenibles. La empresa está impulsada por el compromiso de fomentar el crecimiento y la excelencia dentro de la comunidad deportiva, con el objetivo de ayudar a las organizaciones a alcanzar su pleno potencial a través de servicios personalizados que aborden sus necesidades únicas.
Con más de 30 años de experiencia en el sector del ocio y el deporte, Kat Ingram es una profesional experimentada en la gestión del voluntariado a escala local, estatal, nacional e internacional. Como Directora Gerente de Keystone Sporting Solutions, se dedica a ayudar a las organizaciones a alcanzar los objetivos deseados. Kat ha trabajado con ayuntamientos, para la Oficina de Ocio y Deporte de Australia Meridional, la Comisión Australiana de Deportes, la Universidad de Adelaida, YMCA y el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de Sydney (SOCOG). Está especializada en gestión del voluntariado, gobernanza, deporte sin acoso, planificación estratégica, protección de la infancia y Play by the Rules. Kat es también una consumada conferenciante y facilitadora de talleres, impulsada por una pasión de toda la vida por el deporte y su papel en el desarrollo personal. En 2023, Kat fue contratada por los Australian Masters Games (AMG) para supervisar la gestión de voluntarios.
Antes de pasarse a Better Impact, los Australian Masters Games (AMG) de 2022, celebrados en Perth, confiaban en Rosterfy para gestionar a los voluntarios. Aunque Rosterfy facilitaba la coordinación de los esfuerzos de los voluntarios durante el evento, la organización buscaba una solución más adaptada para satisfacer mejor sus necesidades cambiantes.
RETOS
Uno de los mayores retos de los Australian Masters Games (AMG) fue la gestión de las operaciones de voluntariado en los distintos estados. Como los Juegos se celebran en un estado nuevo cada año, la autonomía concedida a cada anfitrión hacía que se utilizaran diferentes sistemas de gestión de voluntarios de un evento a otro. Aunque los estados anfitriones recibían informes de eventos anteriores, la falta de coherencia creaba ineficiencias y dificultaba el mantenimiento de un proceso de gestión del voluntariado sin fisuras.
Aunque funcionó para el evento de Perth de 2022, Rosterfy carecía de la flexibilidad y sostenibilidad a largo plazo necesarias para eventos continuos del tamaño del AMG. Cada año, el equipo tenía que empezar de cero con un nuevo sistema, lo que afectaba a la planificación y la continuidad. Para los Juegos de 2023, el AMG necesitaba una solución que le permitiera gestionar a los voluntarios de forma eficaz, independientemente del estado o de los requisitos específicos del evento, y que proporcionara un enfoque más cohesivo para la gestión de los voluntarios generales.

"Cada vez que los Juegos se celebraban en un estado nuevo, necesitábamos un sistema que no sólo nos ayudara durante el evento, sino que también se adaptara mejor a la estructura única de los Australian Masters Games. Aunque Rosterfy cumplía su función, buscábamos una solución que fuera rentable y ofreciera la flexibilidad necesaria para continuar donde lo dejamos después de cada evento, sin tener que empezar de cero".
- Kat Ingram, Directora General de Keystone Sporting Solutions
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Viaje
A principios de 2023, Keystone Sporting Solutions amplió sus servicios al ser contratada para gestionar las operaciones de voluntariado de los Australian Masters Games de Adelaida. Mientras que cada deporte gestionaba sus propios voluntarios específicos, Kat Ingram ejercía de gestora de voluntarios dedicada a los 100 voluntarios generales de los AMG. Esta nueva función requería un sistema de gestión de voluntarios que pudiera gestionar la complejidad del evento. En ese momento, Kat era nueva en Better Impact, habiéndose convertido recientemente en consultora certificada de la plataforma. "En 2023, me convertí en consultora certificada de Better Impact. A diferencia de muchos de los demás participantes en el curso de formación, yo era probablemente la única que no utilizaba el sistema en mi trabajo diario", recuerda.
La decisión de adoptar Better Impact estuvo muy influida por el Jefe de Registro y Comunicaciones del AMG 2023, que ya tenía experiencia con el sistema. Su recomendación llegó mientras Keystone Sporting Solutions exploraba opciones para una herramienta de gestión de voluntarios más adaptable. Este punto de inflexión fue fundamental, ya que el equipo buscaba una plataforma que pudiera garantizar una coordinación fluida de los voluntarios. Kat reflexiona: "Realmente quería empezar con algo pequeño para conocer el sistema... pero cuando me dijeron que se trataba de los Australian Masters Games, pensé: '¡eso es un poco más grande de lo que esperaba!
A pesar de la magnitud del acontecimiento, Kat aceptó el reto. Con su amplia experiencia en gestión de voluntarios y una nueva herramienta a su disposición, estaba lista para lanzarse. "Mi filosofía siempre ha sido ir a por todas o volver a casa, así que me lancé a por todas", dice Kat. El AMG, que es el mayor acontecimiento multideportivo de Australia, con unos 7.000 participantes, brindó a Keystone Sporting Solutions una oportunidad ideal para poner a prueba las capacidades de Better Impact a gran escala.
Implementación
En marzo de 2023, Keystone Sporting Solutions comenzó la implementación de Better Impact para gestionar las operaciones de voluntariado para el AMG. El breve plazo entre la adopción de la plataforma y los Juegos en octubre supuso un reto único para Kat y su equipo. A pesar del apretado calendario, la transición a Better Impact fue fluida y eficaz. "Me incorporé en marzo y, dado que los Juegos se celebraban en octubre, había muy poco tiempo para ponerlo todo en marcha: entrevistar a los voluntarios, incorporarlos y preparar los Juegos", explica Kat.
Uno de los primeros pasos fue integrar la aplicación Better Impact en el sitio web de AMG, lo que permitió a los voluntarios inscribirse fácilmente a través de un enlace directo. Una vez registrados, los voluntarios podían programar entrevistas a través de la plataforma, una función que Kat utilizó para probar la funcionalidad del software con los voluntarios. "Configuramos las entrevistas de los voluntarios como actividades, y los voluntarios podían seleccionar sus propias horas de entrevista. Fue una gran prueba para ver lo bien que utilizaban el sistema", dice Kat. La media de edad de los voluntarios era de 61 a 70 años y el 95% no tuvo problemas para reservar su hora de entrevista, lo que ayudó a tomar decisiones futuras sobre cómo gestionar los turnos de los voluntarios.
El proceso de implementación incluyó la creación de turnos para que los voluntarios los eligieran por sí mismos, basándose en la facilidad con la que reservaban sus entrevistas, una decisión que redujo significativamente la carga administrativa del equipo de Kat. "Decidimos dejar que se inscribieran en sus propios turnos, y aunque algunos se pasaron reservando demasiados, nos ahorró mucho tiempo", señala Kat. En retrospectiva, un límite en el número de turnos que los voluntarios podían reservar podría haber sido beneficioso para garantizar una distribución equitativa, pero el proceso en general funcionó bien para el evento".
Otra característica clave que Kat utilizó fue el módulo de aprendizaje electrónico del sistema, que configuró para asegurarse de que los voluntarios completaran un cuestionario después de su iniciación. De este modo, el equipo podía confirmar que los voluntarios habían entendido el contenido antes de reservar turnos. "Creé un sencillo cuestionario y, si los voluntarios no obtenían un 100% de puntos, no podían reservar un turno. Así se automatizó el proceso y se eliminaron errores", explica Kat. La posibilidad de personalizar y automatizar aspectos de la gestión de voluntarios fue una de las características más destacadas del sistema para Kat.

"El apoyo de Better Impact durante el proceso de incorporación fue excelente. Su equipo facilitó la instalación y configuración del sistema para nuestros voluntarios, y nos sentimos seguros al participar en los Juegos".
- Kat Ingram
Por qué Volunteer Impact
Se eligió Volunteer Impact por varias razones:
- Rentabilidad: El sistema tenía un precio competitivo, lo que era crucial para un evento como los Australian Masters Games, donde las limitaciones presupuestarias son siempre un factor a tener en cuenta.
- Experiencia previa: El jefe de inscripciones ya había utilizado Better Impact en el pasado, por lo que prefería un sistema conocido y eficaz.
- Flexibilidad: Una característica clave era la posibilidad de aparcar el sistema entre eventos, lo que permitía reutilizarlo sin incurrir en costes adicionales durante el tiempo de inactividad.
"El hecho de que pudiéramos aparcar el sistema entre eventos y retomarlo un año después fue una gran ventaja", explicó Kat.
Lecciones aprendidas
Una de las lecciones clave que aprendió Keystone Sporting Solutions fue la importancia de utilizar un software de gestión de voluntarios que pudiera adaptarse tanto a programas de voluntariado a gran escala como a programas más específicos. La flexibilidad y facilidad de uso que ofrecía Better Impact permitió al equipo centrarse más en captar voluntarios y menos en tareas administrativas.
Dado que la mayoría de los voluntarios tenían entre 61 y 70 años, al principio preocupaba su capacidad para manejar la tecnología. Sin embargo, Kat se llevó una grata sorpresa. "Muchos de los voluntarios de más edad ya conocían el sistema de otras organizaciones de voluntariado. Lo asimilaron rápidamente y algunos incluso me enseñaron cosas nuevas. Mi consejo es que no subestiméis a la generación de más edad".

"Se trata de encontrar la herramienta adecuada para el trabajo. Better Impact nos permitió ser más eficientes, y eso marcó la diferencia en cómo gestionamos el evento".
- Kat Ingram
Resultados
Desde la adopción de Better Impact, Keystone Sporting Solutions ha experimentado notables mejoras en la gestión de voluntarios para los Juegos Masters de Australia 2023. Uno de los resultados más significativos fue el aumento de la satisfacción tanto de los voluntarios como del personal con el sistema. "La experiencia general con Better Impact fue mucho más fluida y recibimos comentarios positivos de los voluntarios", afirma Kat. Este mayor nivel de satisfacción contribuyó a un evento más cohesionado y organizado, con menos problemas durante los Juegos. Kat destaca algunos de los resultados más importantes:
- Ahorro de tiempo de gestión: Las funciones personalizables de Better Impact permitieron a Kat y a su equipo ahorrar tiempo y minimizar la confusión entre los voluntarios. "Pudimos configurarlo todo de forma que funcionara perfectamente para los Juegos, desde las entrevistas y los turnos hasta las inducciones", explica Kat. La comunicación fluida y la posibilidad de que los voluntarios gestionaran sus propios perfiles, entrevistas y turnos redujeron en gran medida la necesidad de intervención manual. Kat señala: "De los 100 voluntarios, sólo dos tuvieron problemas para utilizar el software, y los resolvimos rápidamente con algo de asistencia personal, como llamadas y mensajes de texto."
- Coherencia en todos los eventos: El éxito de utilizar Better Impact se extendió más allá de un único evento. Al adoptar el sistema, Keystone Sporting Solutions mantendrá prácticas coherentes de gestión de voluntarios en distintos eventos. Esto garantiza que los futuros eventos, incluidos los Australian Masters Games de Canberra 2025, se beneficiarán de los mismos procesos organizados. "He creado un documento de traspaso para los próximos Juegos, en el que detallo cómo hemos gestionado las cosas y qué se puede mejorar. Es estupendo haber podido subirlo a la sección de documentos de Better Impact para futuras consultas", añade Kat.
- Satisfacción de los voluntarios: Los comentarios de los voluntarios revelaron un impacto positivo. "Hicimos una encuesta en Better Impact para recabar opiniones no sólo sobre los Juegos, sino también sobre cómo utilizaban el sistema los voluntarios", explica Kat. Los datos mostraron que, con el tiempo, a los voluntarios les resultó más fácil utilizar la plataforma, y muchos expresaron una mayor satisfacción con su funcionalidad. "Lo que más me gustó fue ver la progresión: a los voluntarios les resultaba más fácil a medida que pasaban por cada etapa, desde la creación de su perfil hasta la gestión de sus turnos". Esto ayudó a crear una experiencia más eficiente y agradable tanto para los voluntarios como para los organizadores.

"En resumen, los niveles de satisfacción de los voluntarios fueron muy altos. Disfruté mucho de los Juegos y del uso del software. Recomendaría Better Impact para futuros Juegos Masters de Australia o simplemente para gestionar eventos y voluntarios en general."
- Kat Ingram
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