Soluciones deportivas Keystone

ANTECEDENTES

Keystone Sporting Solutions está especializada en el apoyo personalizado a clubes y asociaciones deportivas, con un fuerte enfoque en la planificación estratégica, la gobernanza, el desarrollo de políticas y la gestión del voluntariado. Desde su fundación en 2015, la empresa ha colaborado con numerosas organizaciones deportivas y ayuntamientos, ofreciendo experiencia que ayuda a los clientes a lograr resultados eficaces y sostenibles. La empresa está impulsada por el compromiso de fomentar el crecimiento y la excelencia dentro de la comunidad deportiva, con el objetivo de ayudar a las organizaciones a alcanzar su pleno potencial a través de servicios personalizados que aborden sus necesidades únicas.

Con más de 30 años de experiencia en el sector del ocio y el deporte, Kat Ingram es una profesional experimentada en la gestión del voluntariado a escala local, estatal, nacional e internacional. Como Directora Gerente de Keystone Sporting Solutions, se dedica a ayudar a las organizaciones a alcanzar los objetivos deseados. Kat ha trabajado con ayuntamientos, para la Oficina de Ocio y Deporte de Australia Meridional, la Comisión Australiana de Deportes, la Universidad de Adelaida, YMCA y el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de Sydney (SOCOG). Está especializada en gestión del voluntariado, gobernanza, deporte sin acoso, planificación estratégica, protección de la infancia y Play by the Rules. Kat es también una consumada conferenciante y facilitadora de talleres, impulsada por una pasión de toda la vida por el deporte y su papel en el desarrollo personal. En 2023, Kat fue contratada por los Australian Masters Games (AMG) para supervisar la gestión de voluntarios.

Antes de pasarse a Better Impact, los Australian Masters Games (AMG) de 2022, celebrados en Perth, confiaban en Rosterfy para gestionar a los voluntarios. Aunque Rosterfy facilitaba la coordinación de los esfuerzos de los voluntarios durante el evento, la organización buscaba una solución más adaptada para satisfacer mejor sus necesidades cambiantes.

RETOS

Uno de los mayores retos de los Australian Masters Games (AMG) fue la gestión de las operaciones de voluntariado en los distintos estados. Como los Juegos se celebran en un estado nuevo cada año, la autonomía concedida a cada anfitrión hacía que se utilizaran diferentes sistemas de gestión de voluntarios de un evento a otro. Aunque los estados anfitriones recibían informes de eventos anteriores, la falta de coherencia creaba ineficiencias y dificultaba el mantenimiento de un proceso de gestión del voluntariado sin fisuras.

Aunque funcionó para el evento de Perth de 2022, Rosterfy carecía de la flexibilidad y sostenibilidad a largo plazo necesarias para eventos continuos del tamaño del AMG. Cada año, el equipo tenía que empezar de cero con un nuevo sistema, lo que afectaba a la planificación y la continuidad. Para los Juegos de 2023, el AMG necesitaba una solución que le permitiera gestionar a los voluntarios de forma eficaz, independientemente del estado o de los requisitos específicos del evento, y que proporcionara un enfoque más cohesivo para la gestión de los voluntarios generales.

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Journey

Before starting her assessment of Volunteer Management Software (VMS) systems, Debbie was already familiar with Better Impact. She had previously spoken with and met Tony Goodrow, Better Impact CEO, at conferences. “I was impressed with the company and product” she reveals, “but what really impressed me was how the people using the software were included and permitted to contribute to its growth and development.”

Although Debbie was leaning towards Better Impact’s solution – Volunteer Impact – she had to present a strong case to her Board. “I looked at other systems as well. I did an analysis of all the other software systems that were available to us at the time and what their benefits were together with their costs, so that I could build a case for choosing Volunteer Impact,” she says. She also relied on peer feedback and reviews when visiting organisations that were already utilising Volunteer Impact.

Debbie had her list of software needs, of which finding an extremely cost-effective system was one of them – and a major priority at that. According to Debbie, “Volunteer Impact was less expensive than so many others”. Keeping volunteer data well-protected was of utmost importance as well and Better Impact was able to check all the boxes. “Our information governance lead had to go through a process until he was reassured,” recalls Debbie.

Implementation

North London Hospice has been using Volunteer Impact since November 2015. They decided to start with Volunteer Impact, later adding Client Impact.

As Debbie didn't think she was that technically savvy at first, she asked for software training. She recalls “I thought I was not going to pick this up that quickly. But within four hours, I had it. And that means it's not that difficult a system to use.”

The most important piece of advice from Debbie is to not attempt it alone and to implement the software across the organisation as a team.

Why Volunteer Impact

Here are some of Debbie’s favourite Volunteer Impact features:

• Ability to ringfence access to personal data. “We collect demographic data about all our volunteers and, because of the way permissions can be managed in the system, no one can see it other than me and my colleague.”
• Volunteer hours and feedback. “When a volunteer clocks in to log their hours, they receive a little message from us. Volunteers can also complete our survey questions, in real time, about the work performed and feedback. I love how this helps us measure impact.”
• Committees. “I love the fact that we can create committees, group volunteers together on these committees, and utilise such data to select who we're sending emails to. There’s also the option to text. The system provides flexibility, which I really like.”
• E-learning modules for volunteers. “A lot of our online training for volunteer is going into Volunteer Impact because it allows us to set up e-learning modules. Instead of having to email things to people, volunteers can log into their own account and undertake their own training.

Por qué Volunteer Impact

Se eligió Volunteer Impact por varias razones:

• Rentabilidad: El sistema tenía un precio competitivo, lo que era crucial para un evento como los Australian Masters Games, donde las limitaciones presupuestarias son siempre un factor a tener en cuenta.
• Experiencia previa: El jefe de inscripciones ya había utilizado Better Impact en el pasado, por lo que prefería un sistema conocido y eficaz.
• Flexibilidad: Una característica clave era la posibilidad de aparcar el sistema entre eventos, lo que permitía reutilizarlo sin incurrir en costes adicionales durante el tiempo de inactividad.

"El hecho de que pudiéramos aparcar el sistema entre eventos y retomarlo un año después fue una gran ventaja", explicó Kat.

Lecciones aprendidas

Una de las lecciones clave que aprendió Keystone Sporting Solutions fue la importancia de utilizar un software de gestión de voluntarios que pudiera adaptarse tanto a programas de voluntariado a gran escala como a programas más específicos. La flexibilidad y facilidad de uso que ofrecía Better Impact permitió al equipo centrarse más en captar voluntarios y menos en tareas administrativas.

Dado que la mayoría de los voluntarios tenían entre 61 y 70 años, al principio preocupaba su capacidad para manejar la tecnología. Sin embargo, Kat se llevó una grata sorpresa. "Muchos de los voluntarios de más edad ya conocían el sistema de otras organizaciones de voluntariado. Lo asimilaron rápidamente y algunos incluso me enseñaron cosas nuevas. Mi consejo es que no subestiméis a la generación de más edad".

Desde la adopción de Better Impact, Keystone Sporting Solutions ha experimentado notables mejoras en la gestión de voluntarios para los Juegos Masters de Australia 2023. Uno de los resultados más significativos fue el aumento de la satisfacción tanto de los voluntarios como del personal con el sistema. "La experiencia general con Better Impact fue mucho más fluida y recibimos comentarios positivos de los voluntarios", afirma Kat. Este mayor nivel de satisfacción contribuyó a un evento más cohesionado y organizado, con menos problemas durante los Juegos. Kat destaca algunos de los resultados más importantes:

• Ahorro de tiempo de gestión: Las funciones personalizables de Better Impact permitieron a Kat y a su equipo ahorrar tiempo y minimizar la confusión entre los voluntarios. "Pudimos configurarlo todo de forma que funcionara perfectamente para los Juegos, desde las entrevistas y los turnos hasta las inducciones", explica Kat. La comunicación fluida y la posibilidad de que los voluntarios gestionaran sus propios perfiles, entrevistas y turnos redujeron en gran medida la necesidad de intervención manual. Kat señala: "De los 100 voluntarios, sólo dos tuvieron problemas para utilizar el software, y los resolvimos rápidamente con algo de asistencia personal, como llamadas y mensajes de texto."
• Coherencia en todos los eventos: El éxito de utilizar Better Impact se extendió más allá de un único evento. Al adoptar el sistema, Keystone Sporting Solutions mantendrá prácticas coherentes de gestión de voluntarios en distintos eventos. Esto garantiza que los futuros eventos, incluidos los Australian Masters Games de Canberra 2025, se beneficiarán de los mismos procesos organizados. "He creado un documento de traspaso para los próximos Juegos, en el que detallo cómo hemos gestionado las cosas y qué se puede mejorar. Es estupendo haber podido subirlo a la sección de documentos de Better Impact para futuras consultas", añade Kat.
• Satisfacción de los voluntarios: Los comentarios de los voluntarios revelaron un impacto positivo. "Hicimos una encuesta en Better Impact para recabar opiniones no sólo sobre los Juegos, sino también sobre cómo utilizaban el sistema los voluntarios", explica Kat. Los datos mostraron que, con el tiempo, a los voluntarios les resultó más fácil utilizar la plataforma, y muchos expresaron una mayor satisfacción con su funcionalidad. "Lo que más me gustó fue ver la progresión: a los voluntarios les resultaba más fácil a medida que pasaban por cada etapa, desde la creación de su perfil hasta la gestión de sus turnos". Esto ayudó a crear una experiencia más eficiente y agradable tanto para los voluntarios como para los organizadores.

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