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Condado de Dakota, Minnesota

Estudo de caso

ANTECEDENTES

O Condado de Dakota, fundado em 1849, é o terceiro condado mais populoso do estado de Minnesota. Abrangendo 587 milhas quadradas e habitado por uma população de cerca de 442.000 pessoas, possui uma mistura diversificada de áreas urbanas, suburbanas e rurais, enriquecida pela confluência dos rios Mississippi e Minnesota. Ao longo dos anos, o condado tem registado um crescimento significativo, especialmente nas comunidades do segundo e terceiro anéis, reflectindo a expansão do desenvolvimento a partir de Minneapolis e St.

Paul. Desde a sua criação em 2015, o Programa de Voluntariado do Condado de Dakota tem sido impulsionado pela missão de alargar os serviços e programas suplementares aos residentes do condado, com um foco principal no reforço da transparência, unidade e cooperação entre os constituintes e o governo do condado. Este esforço concertado não só conduziu a poupanças substanciais de custos, como também facilitou a criação de iniciativas inovadoras orientadas para o voluntariado. Todos os anos, um leque diversificado de oportunidades, que ascende a centenas, é disponibilizado aos voluntários de vários departamentos do Condado de Dakota, incluindo Parques, Bibliotecas, Correcções Comunitárias, Recursos Ambientais, Saúde Pública, Comunicações, Sociedade Histórica e Serviços de Veteranos. O programa envolve atualmente cerca de 5.000 a 6.000 voluntários por ano.

Garrett Zaffke, Coordenador de Relações Comunitárias e Serviços Voluntários do Condado de Dakota, faz parte da equipa desde 2015. Liderando a criação e gestão de um dos maiores programas de voluntariado do condado no estado de Minnesota, a sua equipa trabalhou arduamente para criar um programa de alta qualidade que proporcionou milhares de horas de serviço aos seus residentes e poupou milhões de dólares em poupanças ao contribuinte.

Antes de fazer a transição para a Better Impact, a organização dependia principalmente de uma combinação de folhas de cálculo e registos em papel para a gestão de voluntários.

DESAFIOS

A decisão de procurar um Software de Gestão de Voluntários (VMS) foi provocada por um momento decisivo em que os comissários da organização se depararam com várias pessoas à procura de uma melhor forma de fazer as coisas.

Depois de se juntar à equipa, Garrett foi especificamente encarregado de acabar com a utilização do sistema desatualizado que se baseava em folhas de cálculo e registos em papel e de iniciar o processo de construção de um novo programa a partir do zero. O objetivo era estabelecer um sistema de gestão de voluntários que respondesse melhor aos desejos e necessidades dos constituintes.

🗝️ Principais pontos problemáticos:

  • Falta de um programa estabelecido.
  • Desafios operacionais marcados pela falta de clareza, desorganização e um estado geral caótico nos processos de gerenciamento de voluntários.
Logótipo de Dakota_County
Queríamos fazer as coisas melhor, para não cair no cliché "é mais uma disfunção governamental". O nosso condado orgulha-se de oferecer um governo eficiente e eficaz aos nossos eleitores e, por isso, o programa de voluntariado precisava de ser atualizado para se alinhar melhor com esses objectivos."
- Garrett Zaffke

Quando Garrett utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a operar desta forma, revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 3.980 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas ou partilhadas com os voluntários através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

Dakota County Calculator

Estimativa do total de horas poupadas

Valor do tempo poupado

ROI com o novo software

3,980

$132,028

2,970%

VIAGEM

O percurso do software do Condado de Dakota começou em 2014.

Foi formado um grupo de estudo de aproximadamente cinco pessoas para orientar a seleção de um VMS. Inicialmente, o grupo colaborou com os funcionários do condado para avaliar as práticas de gestão de voluntários e estagiários em todos os departamentos. Posteriormente, contactaram com agências governamentais estatais e locais, bem como com organizações sem fins lucrativos locais, para explorar e recolher informações sobre várias abordagens e programas. Esta abordagem inclusiva teve como objetivo informar o processo de tomada de decisão do Condado de Dakota relativamente à adoção de um VMS adequado, recorrendo a um amplo espetro de perspectivas dentro e fora da comunidade.

A equipa seguiu os seguintes passos:

  1. Realizou uma avaliação das necessidades
  2. Participou numa demonstração e obteve um orçamento de dois VMS: Volgistics e Better Impact
  3. Verificámos as referências
  4. Efectuou um teste
  5. Comparação de preços
  6. Fez a seleção final

Implementação

O Condado de Dakota começou a utilizar a Volunteer Impact em maio de 2015.

Porquê o Volunteer Impact e o Client Impact

O valor, a segurança, as caraterísticas especializadas do software, o suporte e as possibilidades de integração foram alguns dos critérios que convenceram o Condado de Dakota a escolher o Volunteer Impact em vez de todos os outros VMSs.

Reconhecendo a natureza abrangente do Volunteer Impact, a equipa descobriu que o software se destacava em várias áreas, tornando-o uma solução completa para as suas necessidades de gestão de voluntários. A proposta de valor da plataforma, os robustos recursos de segurança, as funcionalidades personalizadas do software, o suporte confiável e os recursos de integração perfeita contribuíram coletivamente para os principais motivos que influenciaram sua escolha.

RESULTADOS

Relativamente à segurança dos dados, o Condado de Dakota relata uma maior sensação de segurança desde que mudou para o Volunteer Impact. As funcionalidades robustas do sistema incutiram confiança na equipa, garantindo que os seus dados estão mais seguros do que antes.

O Condado de Dakota registou avanços significativos após a mudança para a Volunteer Impact.

Eficiência e qualidade melhoradas:

  • O tempo poupado permitiu que a equipa canalizasse os seus esforços para a produção de conteúdos e oportunidades de maior qualidade, aumentando significativamente os números de recrutamento e retenção.

Aumento da participação dos departamentos:

  • Um número crescente de departamentos está inclinado a concordar com o acolhimento de voluntários, graças à assistência da Better Impact para aliviar a carga de trabalho quotidiana esmagadora que, de outra forma, poderia impedir a participação.

Resposta ágil aos desafios:

  • Durante a pandemia de Covid-19, o Condado de Dakota mobilizou eficientemente as Clínicas Covid com a ajuda do Volunteer Impact, garantindo uma resposta rápida para fornecer serviços essenciais ao condado. A adaptabilidade do sistema desempenhou um papel crucial na facilitação de ajustes rápidos à medida que as circunstâncias evoluíam, garantindo que a equipa e os residentes permanecessem bem coordenados.

A implementação do Volunteer Impact pelo Dakota County é a prova do potencial transformador de uma gestão eficaz de voluntários. A mudança deu à equipa a capacidade não só de criar possibilidades de melhor calibre, mas também de se adaptar bem à evolução das circunstâncias. Com um maior envolvimento dos departamentos e proteção de dados, o Volunteer Impact surgiu como um instrumento crucial para o desenvolvimento de um programa de voluntariado mais eficiente e adaptável. À medida que o Dakota County continua a sua jornada, o compromisso com a excelência na gestão de voluntários permanece firme, garantindo um foco contínuo em oferecer uma experiência de voluntariado superior à comunidade.

Logótipo de Dakota_County
"Abraçar a mudança requer esforço e pode ser intimidante, mas os benefícios superam em muito as preocupações. A Better Impact pegou nas "pequenas coisas irritantes" e ajudou a geri-las de modo a que já não nos atrapalhassem, deixando-nos tempo para nos concentrarmos na criação de uma experiência de voluntariado de alta qualidade para os nossos residentes."
- Garrett Zaffke

Descarregar o estudo de caso

Case Study - Foothills Country Hospice Mockup