Comté de Dakota, Minnesota
Étude de cas
CONTEXTE
Le comté de Dakota, fondé en 1849, est le troisième comté le plus peuplé de l'État du Minnesota. S'étendant sur 587 miles carrés et peuplé d'environ 442 000 habitants, il présente un mélange varié de zones urbaines, suburbaines et rurales, enrichi par le confluent du Mississippi et du Minnesota. Au fil des ans, le comté a connu une croissance significative, en particulier dans les communautés de deuxième et troisième couronne, reflétant l'expansion vers l'extérieur du développement de Minneapolis et de St. Paul.
Depuis sa création en 2015, le programme de bénévolat du comté de Dakota a été motivé par la mission d'étendre les services et les programmes supplémentaires aux résidents du comté, en mettant l'accent sur l'amélioration de la transparence, de l'unité et de la coopération entre les électeurs et le gouvernement du comté. Cet effort concerté a non seulement permis de réaliser des économies substantielles, mais a également facilité la création d'initiatives innovantes basées sur le volontariat. Chaque année, un large éventail d'opportunités, se comptant par centaines, est mis à la disposition des bénévoles dans de nombreux départements du comté de Dakota, notamment les parcs, les bibliothèques, les services correctionnels communautaires, les ressources environnementales, la santé publique, les communications, la société historique et les services aux anciens combattants. Le programme mobilise actuellement entre 5 000 et 6 000 bénévoles par an.
Garrett Zaffke, coordinateur des relations communautaires et des services de bénévolat du comté de Dakota, fait partie de l'équipe depuis 2015. Dirigeant la création et la gestion de l'un des plus grands programmes de bénévolat du comté dans l'État du Minnesota, son équipe a travaillé dur pour faire un programme de haute qualité qui a fourni des milliers d'heures de service à ses résidents et a permis d'économiser des millions de dollars aux contribuables.
Avant de passer à Better Impact, l'organisation s'appuyait principalement sur une combinaison de feuilles de calcul et de dossiers papier pour la gestion des bénévoles.
DÉFIS
La décision de chercher un logiciel de gestion des bénévoles (VMS) a été prise à un moment décisif où les commissaires de l'organisation ont rencontré plusieurs personnes qui cherchaient une meilleure façon de faire les choses.
Après avoir rejoint l'équipe, Garrett a été spécifiquement chargé de mettre fin à l'utilisation d'un système obsolète qui s'appuyait sur des feuilles de calcul et des dossiers papier, et de lancer le processus de création d'un nouveau programme à partir de la base. L'objectif était de mettre en place un système de gestion des bénévoles qui réponde mieux aux souhaits et aux besoins des administrés.
🗝️ Principaux points douloureux :
- Absence de programme établi.
- Défis opérationnels marqués par la lourdeur, la désorganisation et un état général chaotique dans les processus de gestion des volontaires.

Nous voulions faire les choses mieux, ne pas tomber dans le cliché du "c'est un autre dysfonctionnement gouvernemental". Notre comté s'enorgueillit d'offrir à ses administrés une administration efficace et efficiente, et le programme de volontariat avait donc besoin d'être rafraîchi pour mieux s'aligner sur ces objectifs.
- Garrett Zaffke
Lorsque Garrett a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer le temps passé à fonctionner de cette manière, il a révélé que son équipe allait économiser environ 3 980 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées ou partagées avec les volontaires via une solution logicielle de gestion des volontaires.
Voici un aperçu du temps passé à effectuer différentes tâches avant d'utiliser Better Impact :
Données du calculateur de ROI
Estimation du nombre total d'heures économisées |
Valeur du temps gagné |
ROI de l'utilisation du nouveau logiciel |
|
|
|
3,980 |
$132,028 |
2,970% |
PARCOURS
L'aventure logicielle du comté de Dakota a commencé en 2014.
Un groupe d'étude composé d'environ cinq personnes a été formé pour guider la sélection d'un VMS. Dans un premier temps, le groupe a collaboré avec le personnel du comté pour évaluer les pratiques de gestion des bénévoles et des stagiaires dans l'ensemble des services. Par la suite, il s'est engagé auprès d'agences gouvernementales locales et de l'État, ainsi que d'organisations locales à but non lucratif, afin d'explorer et de recueillir des informations sur les différentes approches et les différents programmes. Cette approche inclusive visait à éclairer le processus décisionnel du comté de Dakota concernant l'adoption d'un VMS adapté, en s'appuyant sur un large éventail de points de vue au sein de la communauté et au-delà.
L'équipe a procédé aux étapes suivantes
- évaluation des besoins
- Participation à une démonstration et obtention d'un devis pour deux VMS : Volgistics et Better Impact
- Vérification des références
- Réalisation d'un essai
- Comparaison des prix
- Choix final
Mise en œuvre
Le comté de Dakota a commencé à utiliser Volunteer Impact en mai 2015.
Pourquoi Volunteer Impact et Client Impact ?
La valeur, la sécurité, les fonctions logicielles spécialisées, l'assistance et les possibilités d'intégration figurent parmi les critères qui ont convaincu le comté de Dakota de choisir Volunteer Impact plutôt que d'autres VMS.
Reconnaissant la nature complète de Volunteer Impact, l'équipe a constaté que le logiciel excellait dans de nombreux domaines, ce qui en faisait une solution complète pour répondre à ses besoins en matière de gestion des bénévoles. La proposition de valeur de la plateforme, les fonctions de sécurité robustes, les fonctionnalités logicielles personnalisées, le support fiable et les capacités d'intégration transparentes ont contribué collectivement aux principales raisons qui ont influencé leur choix.
RÉSULTATS
En ce qui concerne la sécurité des données, le comté de Dakota fait état d'un sentiment d'assurance accru depuis qu'il a adopté Volunteer Impact. Les fonctionnalités robustes du système ont inspiré confiance à l'équipe, garantissant que leurs données sont plus sûres qu'auparavant.
Le comté de Dakota a constaté des progrès significatifs après être passé à Volunteer Impact.
Efficacité et qualité accrues :
- Le temps gagné a permis à l'équipe de canaliser ses efforts vers la production d'un contenu et d'opportunités de meilleure qualité, ce qui a considérablement amélioré les chiffres du recrutement et de la fidélisation.
Augmentation de la participation des départements :
- Un nombre croissant de départements sont enclins à accepter d'accueillir des volontaires, grâce à l'aide de Better Impact qui a permis d'alléger la charge de travail quotidienne écrasante qui aurait pu autrement décourager la participation.
Une réponse agile aux défis :
- Pendant la pandémie de Covid-19, le comté de Dakota a mobilisé efficacement les cliniques Covid avec l'aide de Volunteer Impact, assurant une réponse rapide pour fournir des services essentiels au comté. La capacité d'adaptation du système a joué un rôle crucial en facilitant des ajustements rapides en fonction de l'évolution des circonstances, ce qui a permis au personnel et aux résidents de rester bien coordonnés.
La mise en œuvre de Volunteer Impact par le comté de Dakota est la preuve du potentiel de transformation d'une gestion efficace des volontaires. Le changement a donné à l'équipe la capacité non seulement de créer des possibilités d'un meilleur niveau, mais aussi de s'adapter à des circonstances changeantes. Grâce à l'implication accrue des départements et à la protection des données, Volunteer Impact s'est imposé comme un instrument essentiel pour développer un programme de volontariat plus efficace et plus adaptable. Alors que le comté de Dakota poursuit son chemin, l'engagement en faveur de l'excellence dans la gestion des volontaires reste inébranlable, garantissant une attention constante à la qualité de l'expérience des volontaires au sein de la communauté.

"Accepter le changement demande des efforts et peut être intimidant, mais les avantages l'emportent largement sur les inquiétudes. Better Impact a pris en charge les "petites choses ennuyeuses" et nous a aidés à les gérer de manière à ce qu'elles ne nous gênent plus, ce qui nous laisse le temps de nous concentrer sur la création d'une expérience bénévole de haute qualité pour nos résidents.
- Garrett Zaffke
Télécharger l'étude de cas
