Condado de Dakota, Minnesota
Estudio de caso
ANTECEDENTES
El condado de Dakota, fundado en 1849, es el tercero más poblado del estado de Minnesota. Con una superficie de 587 millas cuadradas y una población aproximada de 442.000 habitantes, cuenta con una mezcla diversa de zonas urbanas, suburbanas y rurales, enriquecida por la confluencia de los ríos Mississippi y Minnesota. A lo largo de los años, el condado ha experimentado un crecimiento significativo, especialmente en las comunidades de segundo y tercer anillo, lo que refleja la expansión hacia el exterior del desarrollo de Minneapolis y St. Paul.
Desde su creación en 2015, el Programa de Voluntariado del Condado de Dakota ha estado impulsado por la misión de ampliar los servicios y programas complementarios a los residentes del condado, con un enfoque principal en la mejora de la transparencia, la unidad y la cooperación entre los electores y el gobierno del condado. Este esfuerzo concertado no sólo ha supuesto un importante ahorro de costes, sino que también ha facilitado la creación de iniciativas innovadoras impulsadas por voluntarios. Cada año, una amplia gama de oportunidades, que se cuentan por cientos, se pone a disposición de los voluntarios en múltiples departamentos del condado de Dakota, incluyendo Parques, Bibliotecas, Correccionales Comunitarias, Recursos Ambientales, Salud Pública, Comunicaciones, Sociedad Histórica y Servicios para Veteranos. El programa cuenta actualmente con unos 5.000 a 6.000 voluntarios al año.
Garrett Zaffke, Coordinador de Relaciones Comunitarias y Servicios de Voluntariado del Condado de Dakota, forma parte del equipo desde 2015. Liderando la creación y gestión de uno de los mayores programas de voluntariado del condado en el estado de Minnesota, su equipo ha trabajado duro para hacer un programa de alta calidad que ha proporcionado miles de horas de servicio a sus residentes y ahorrando millones de dólares en ahorros a los contribuyentes.
Antes de pasar a Better Impact, la organización utilizaba principalmente una combinación de hojas de cálculo y registros en papel para la gestión del voluntariado.
RETOS
La decisión de buscar un software de gestión de voluntarios (VMS) surgió en un momento decisivo en el que los comisarios de la organización se encontraron con varias personas que buscaban una forma mejor de hacer las cosas.
Tras unirse al equipo, Garrett recibió el encargo específico de poner fin al uso del anticuado sistema que se basaba en hojas de cálculo y registros en papel e iniciar el proceso de creación de un nuevo programa desde cero. El objetivo era establecer un sistema de gestión de voluntarios que respondiera mejor a los deseos y necesidades de los electores.
🗝️ Principales puntos débiles:
- Falta de un programa establecido.
- Dificultades operativas marcadas por el desorden, la desorganización y el caos general en los procesos de gestión de voluntarios.

"Queríamos hacer las cosas mejor, no caer en el tópico de 'es otra disfunción gubernamental'. Nuestro condado se enorgullece de ofrecer un gobierno eficiente y eficaz a nuestros electores, por lo que el programa de voluntariado necesitaba una actualización para alinearse mejor con esos objetivos."
- Garrett Zaffke
Cuando Garrett utilizó la ROI Calculator para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar unas 3.980 horas al año en tareas que podrían automatizarse o compartirse con los voluntarios a través de una solución de software de gestión del voluntariado.
A continuación se muestra un desglose del tiempo empleado en diversas tareas antes de utilizar Better Impact:
Datos de la calculadora ROI
Total estimado de horas ahorradas |
Valor del tiempo ahorrado |
ROI con el nuevo software |
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3,980 |
$132,028 |
2,970% |
TRAYECTORIA
El viaje del software del condado de Dakota comenzó en 2014.
Se formó un grupo de estudio de aproximadamente cinco personas para guiar la selección de un VMS. Inicialmente, el grupo colaboró con el personal del condado para evaluar las prácticas de gestión de voluntarios y becarios en todos los departamentos. Posteriormente, se comprometieron con agencias gubernamentales estatales y locales, así como con organizaciones sin ánimo de lucro locales, para explorar y recopilar información sobre diversos enfoques y programas. Este enfoque integrador pretendía informar el proceso de toma de decisiones del condado de Dakota en relación con la adopción de un sistema de gestión de voluntarios adecuado, a partir de un amplio espectro de perspectivas dentro y fuera de la comunidad.
El equipo siguió los siguientes pasos
- Evaluación de las necesidades
- Participó en una demostración y obtuvo un presupuesto de dos VMS: Volgistics y Better Impact
- Comprobación de referencias
- Realización de una prueba
- Comparación de precios
- Selección final
Puesta en marcha
El condado de Dakota comenzó a utilizar Volunteer Impact en mayo de 2015.
Por qué Volunteer Impact y Client Impact
El valor, la seguridad, las funciones especializadas del software, la asistencia y las posibilidades de integración fueron algunos de los criterios que convencieron al condado de Dakota para elegir Volunteer Impact en lugar de todos los demás VMS.
Al reconocer la naturaleza integral de Volunteer Impact, el equipo descubrió que el software destacaba en múltiples áreas, lo que lo convertía en una solución completa para sus necesidades de gestión de voluntarios. La propuesta de valor de la plataforma, las sólidas características de seguridad, las funcionalidades de software a medida, la asistencia fiable y las capacidades de integración sin fisuras contribuyeron colectivamente a las razones de primer orden que influyeron en su elección.
RESULTADOS
En lo que respecta a la seguridad de los datos, el condado de Dakota tiene una mayor sensación de seguridad desde que se pasó a Volunteer Impact. Las sólidas funciones del sistema han infundido confianza en el equipo, garantizando que sus datos están más seguros que antes.
El condado de Dakota ha experimentado avances significativos tras pasarse a Impacto Voluntario.
Mayor eficacia y calidad:
- El tiempo ahorrado ha permitido al equipo canalizar sus esfuerzos en la producción de contenidos y oportunidades de mayor calidad, mejorando significativamente las cifras de reclutamiento y retención.
Mayor participación de los departamentos:
- Un número cada vez mayor de departamentos se inclina por aceptar acoger voluntarios, gracias a la ayuda de Better Impact para aliviar la abrumadora carga de trabajo diaria que, de otro modo, podría disuadir de participar.
Respuesta ágil a los retos:
- Durante la pandemia de Covid-19, el condado de Dakota movilizó eficazmente las clínicas Covid con la ayuda de Volunteer Impact, garantizando una respuesta rápida para proporcionar servicios esenciales al condado. La adaptabilidad del sistema desempeñó un papel crucial a la hora de facilitar ajustes rápidos a medida que evolucionaban las circunstancias, garantizando que el personal y los residentes se mantuvieran bien coordinados.
La implantación de Volunteer Impact en el condado de Dakota demuestra el potencial transformador de una gestión eficaz del voluntariado. El cambio ha dado al equipo la capacidad no sólo de crear posibilidades de mejor calibre, sino también de adaptarse bien a las circunstancias cambiantes. Con una mayor implicación de los departamentos y una mejor protección de los datos, Volunteer Impact se ha revelado como un instrumento crucial para desarrollar un programa de voluntariado más eficaz y adaptable. A medida que el condado de Dakota continúa su andadura, el compromiso con la excelencia en la gestión del voluntariado se mantiene firme, garantizando un enfoque continuo para ofrecer una experiencia de voluntariado superior a la comunidad.

"Adoptar el cambio requiere esfuerzo y puede ser intimidante, pero los beneficios superan con creces las preocupaciones. Better Impact ha cogido "las pequeñas cosas molestas" y nos ha ayudado a gestionarlas para que ya no nos estorben, dejándonos tiempo para centrarnos en crear una experiencia de voluntariado de alta calidad para nuestros residentes."
- Garrett Zaffke
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