Jardim Zoológico de Chester
Estudo de caso
ANTECEDENTES
O Jardim Zoológico de Chester, o jardim zoológico mais visitado do Reino Unido, funciona como uma instituição de conservação e educação dedicada à prevenção da extinção. Gerido pela Sociedade Zoológica do Norte de Inglaterra e supervisionado por um Conselho de Administração, o Jardim Zoológico de Chester é apoiado por mais de 1000 funcionários que asseguram o bom funcionamento desta intrincada instituição. Os funcionários são responsáveis pelo tratamento dos animais, pela gestão de projectos de conservação e por proporcionar aos visitantes uma visita inspiradora. Com mais de 37.000 animais e 128 acres de jardins zoológicos para explorar, o Jardim Zoológico de Chester oferece uma experiência notável e educativa para todos.
O voluntariado tem sido uma parte integrante do Jardim Zoológico de Chester desde a década de 1980, com uma expansão significativa em 2015 para apoiar a abertura da nova área do jardim zoológico - Islands. Atualmente, o jardim zoológico envolve centenas de voluntários anualmente em várias funções contínuas e sazonais no jardim zoológico e na comunidade local. Os voluntários participam em actividades de educação, envolvimento dos visitantes, apoio e orientação, ciência cidadã, conservação prática e voluntariado juvenil. Apoiados por uma equipa dedicada de gestão de voluntários no departamento de Educação e Envolvimento na Conservação, os voluntários ajudam a ligar as pessoas à natureza, encorajando uma vida sustentável e a criação de habitats para a vida selvagem nativa. Embora a maioria dos voluntários se concentre no envolvimento e educação dos visitantes, o jardim zoológico está a oferecer cada vez mais funções especializadas que se alinham com as suas missões educativas, científicas e de conservação.
*Lindsay Marston é a Gestora de Voluntariado do Jardim Zoológico de Chester, onde lidera uma equipa de funcionários e voluntários que se dedicam a apoiar iniciativas de educação e envolvimento na conservação, tanto no jardim zoológico como na comunidade envolvente. Com uma vasta experiência no sector da beneficência, Lindsay especializou-se no trabalho com crianças, jovens e voluntários. É também presidente do Grupo de Trabalho de Gestores de Voluntários da Associação Britânica e Irlandesa de Zoos e Aquários (BIAZA).
O Chester Zoo geria anteriormente os seus voluntários através de um sistema baseado em folhas de cálculo Excel, documentos Word e formulários de candidatura em papel. Estas ferramentas eram utilizadas para registar e organizar os dados, as candidaturas e as atribuições dos voluntários.
*Em julho de 2024, Lindsay já não trabalha no Jardim Zoológico de Chester; no entanto, ocupava o seu cargo quando o Better Impact foi implementado.
DESAFIOS
Antes de implementar um Software de Gestão de Voluntários (VMS) dedicado, o Jardim Zoológico de Chester procurou um sistema para simplificar os processos e melhorar a integração e a gestão de voluntários para a sua base de voluntários em expansão. O programa em crescimento, com mais oportunidades e funções, precisava de um sistema melhor, uma vez que a dependência de formulários em papel, e-mails e ficheiros tradicionais era um fardo administrativo. "Quando entrei para a equipa, fizemos uma pequena limpeza de dados e reparámos que a equipa passava muito tempo a introduzir dados", recorda Lindsay. Isto criava problemas de armazenamento e dificultava a gestão eficaz das informações dos voluntários.
O seu sistema manual também causava processos morosos tanto para o pessoal como para os voluntários. Os voluntários tinham de se candidatar utilizando formulários em papel e a equipa comunicava principalmente por correio eletrónico, o que levava a constantes trocas de impressões. Como Lindsay explica: "O Chester Zoo é uma organização tão dinâmica; há tanta informação que os voluntários precisam de saber, e muita dessa informação estava a ser gerida verbalmente, por e-mail ou por texto. A equipa passava muito tempo a fazer isso mesmo". A falta de um sistema centralizado e seguro representava riscos para a segurança dos dados e, sem um VMS, era difícil oferecer uma variedade de funções aos voluntários e acompanhar com exatidão o crescimento e o impacto. Além disso, a ineficiência do sistema dificultava a medição das contribuições e melhorias dos voluntários ao longo do tempo.
Principais pontos problemáticos:
- O elevado volume de trabalho administrativo e os processos morosos dificultavam a gestão eficaz dos voluntários
- Dificuldades de armazenamento das informações dos voluntários
- Falta de segurança dos dados
- Sistema ineficiente e complicado
- Dificuldade em gerar relatórios
- Os voluntários tinham pouca autonomia sobre o seu envolvimento

"A gestão dos dados dos voluntários era incrivelmente morosa e os nossos métodos careciam de eficiência e segurança. O mais triste era que os voluntários não tinham qualquer controlo sobre a sua experiência de voluntariado. Passávamos muito tempo apenas a tentar acompanhar as exigências administrativas, uma vez que todos os processos eram manuais, não havia automatização para nada."
- Lindsay Marston
Quando Lindsay utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, esta revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 1.204 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.
Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:
Dados da calculadora de ROI
Estimativa do total de horas poupadas por ano |
Valor do tempo poupado por ano |
ROI com o novo software |
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1,204 |
£ 16,207 |
1,250% |
Viagem
O Chester Zoo começou a explorar um VMS em 2016/2017, impulsionado pela expansão do seu programa de voluntariado e pela necessidade de uma gestão mais eficiente. Lindsay explica: "A razão pela qual passámos da utilização do Excel para um VMS foi porque em 2015 aumentámos a oferta de voluntariado." Esta expansão incluiu a introdução de uma nova área chamada Ilhas, que aumentou significativamente o número de voluntários e de funções. Este crescimento evidenciou a necessidade de um sistema que pudesse demonstrar o impacto do voluntariado e gerir o aumento do volume de trabalho administrativo.
A procura de um VMS adequado envolveu vários membros da equipa, incluindo o Gestor de Voluntariado, o Chefe de Departamento e o apoio informático. Lindsay recorda: "Na altura, a nossa Gestora de Voluntariado tinha excelentes contactos em todo o Reino Unido e estava a ver o que os outros Gestores de Voluntariado estavam a utilizar, e recomendaram o Better Impact." A equipa realizou uma avaliação das necessidades, assistiu a demonstrações e procurou o apoio da Better Impact. Além disso, tiveram em conta o feedback dos voluntários, que realçou a necessidade de um sistema que permitisse aos voluntários ter mais autonomia sobre a sua experiência. A equipa de TI também avaliou o software para garantir que satisfazia as necessidades do jardim zoológico em termos de segurança e funcionalidade, acabando por elaborar um caso de negócio para demonstrar os seus benefícios e o potencial retorno do investimento. Lindsay referiu: "A equipa de TI desempenhou um papel crucial para garantir que o sistema elevaria a experiência dos voluntários e melhoraria a eficiência geral."
Os esforços da equipa culminaram na adoção do Better Impact, uma decisão que desde então tem facilitado uma melhor organização, segurança de dados e autonomia dos voluntários no programa de voluntariado do Chester Zoo.
Implementação
O Chester Zoo começou a utilizar o Volunteer Impact em outubro de 2017.
Os seus voluntários têm idades compreendidas entre os 14 e os 80 anos e têm diversas necessidades de aprendizagem e desenvolvimento. Para ter em conta esta diversidade, a equipa de gestão utilizou a aplicação Better Impact, que permite aos voluntários gerir as suas actividades diretamente a partir dos seus telemóveis. Além disso, instalaram um iPad no local para prestar apoio prático, ajudando a equipa a ensinar os voluntários a navegar e a utilizar o sistema de forma eficaz.

"Queríamos perceber o que os voluntários precisavam, e a Better Impact foi escolhida porque nos permitia personalizar a experiência do voluntário. Fizemos recentemente o upgrade para uma conta empresarial, pelo que estamos a começar a utilizá-la para a nossa oferta de voluntariado empresarial."
- Lindsay Marston
Porquê o Impacto Voluntário
O Chester Zoo selecionou a Better Impact pela sua acessibilidade, facilidade de utilização e segurança. Lindsay explica, "O que realmente se destacou na Better Impact foi o seu preço acessível. O sistema estava dentro do nosso orçamento, tornando-o uma solução económica." Além disso, a facilidade de utilização do software, tanto para os administradores como para os voluntários, foi uma vantagem adicional.
Para Lindsay, o Better Impact tem "uma variedade tão grande de coisas que o tornam um sistema tão atrativo". Por exemplo, armazena informações detalhadas sobre os voluntários, tais como parentes próximos, qualificações e registos de formação. Isto torna a programação e a correspondência de funções muito mais simples. "Depois de fazer corresponder essa qualificação a uma oportunidade, os voluntários só vêem as oportunidades disponíveis para eles", diz Lindsay. Ela sublinha que facilitou a integração e que é uma forma muito simples de gerir os voluntários e de os envolver bem.
A segurança foi também um fator crítico para o Chester Zoo. Linsday recorda que "a Better Impact oferece uma forma muito segura de contactar os voluntários, o que alivia as nossas preocupações sobre violações de dados associadas à utilização de bcc e cc no correio eletrónico tradicional." O software não só permite enviar mensagens de correio eletrónico aos voluntários diretamente a partir do sistema, como também atribui direitos de acesso específicos aos administradores com base nas suas tarefas, garantindo que apenas vêem informações relevantes.
Lindsay explica algumas das suas funcionalidades favoritas do Volunteer Impact:
- Oportunidades para os voluntários: Uma funcionalidade de que gosto no Better Impact é a criação de oportunidades para os voluntários se inscreverem. É possível torná-las muito atractivas com títulos apelativos e imagens incorporadas, descrevendo na íntegra o que os voluntários irão fazer.
- Módulo eLearning: O que realmente gostamos no Better Impact é que tem a sua própria área de eLearning para voluntários! Podemos criar programas de formação personalizados, incorporar vídeos e colocar muitos conteúdos diferentes. Acabámos de criar um novo módulo de formação de segurança em saúde e segurança, e é muito mais fácil agora com as capacidades de eLearning. No passado, os voluntários tinham de assinar formulários físicos para as políticas, que verificávamos constantemente. Agora, com relatórios rápidos, podemos verificar facilmente a conclusão e identificar lacunas.
- Crachás: Uma caraterística que eu e a minha equipa adoramos no Better Impact é a utilização de crachás para recompensar os voluntários. Pode personalizar distintivos para tudo, desde anos de serviço a formação e qualificações, o que ilustra muito bem as suas contribuições e competências.
- Campos de feedback: Permitem-nos tratar eficazmente os pedidos de informação e os problemas dos voluntários no final de cada compromisso. Anteriormente, estávamos sobrecarregados com e-mails e perguntas verbais sobre vários tópicos, aos quais nem sempre conseguia responder. Agora, podemos recolher estas perguntas, elaborar um relatório semanal e obter respostas dos guardas do jardim zoológico e das equipas de animais. Este sistema ajuda-nos a captar interações importantes sem necessidade de atenção imediata, tornando o nosso tempo com os voluntários mais produtivo e o seu feedback incrivelmente útil.

"Escolhemos a Better Impact porque oferecia uma solução acessível e fácil de usar que satisfazia todas as nossas necessidades, desde o agendamento e formação até à comunicação segura e envolvimento dos voluntários."
- Lindsay Marston
Resultados
Após a implementação do seu novo VMS, uma das lições mais importantes que o Chester Zoo aprendeu foi que é essencial dar tempo suficiente para que tanto o pessoal como os voluntários se habituem ao novo sistema. Incentivar os voluntários com experiência em tecnologia a apoiar os colegas na utilização da aplicação revelou-se benéfico. Além disso, Lindsay sublinhou a importância de procurar apoio junto do pessoal da Better Impact: "Dêem tempo para incorporar um novo sistema e não hesitem em pedir apoio ao pessoal da Better Impact - eles são incrivelmente prestáveis!"
Desde a adoção do Volunteer Impact, o Chester Zoo registou melhorias significativas na eficiência e eficácia dos seus processos de gestão de voluntários. A Better Impact permite que a equipa de gestão de voluntários faça corresponder com sucesso os voluntários a funções adequadas, acompanhe as suas horas e feedback, e reconheça as suas contribuições. Lindsay afirma: "A nossa equipa passa menos tempo envolvida na administração de voluntários, uma vez que o Better Impact nos ajuda a gerir todos os aspectos do percurso do voluntário, desde a entrada até à saída."
As capacidades de personalização do Better Impact melhoraram muito a experiência dos voluntários do Chester Zoo. Os voluntários podem facilmente inscrever-se em oportunidades de voluntariado, registar o seu tempo, completar módulos de eLearning e acompanhar os seus anos de serviço. Os campos de feedback da plataforma permitem ao jardim zoológico medir a satisfação dos voluntários após cada turno e recolher feedback diário. Além disso, a criação de distintivos personalizados reconhece as contribuições e realizações dos voluntários. Lindsay salientou: "Gostamos muito da forma como se pode personalizar a experiência dos voluntários na Better Impact", reflectindo o impacto positivo no envolvimento e satisfação dos voluntários.
Lindsay aconselha as organizações que estão a considerar um VMS a reduzirem os seus encargos administrativos e a aumentarem o envolvimento dos voluntários. Reflectindo sobre as mudanças positivas que o Better Impact trouxe ao Chester Zoo, ela observa: "Pode estar preocupado com a forma como o sistema será adotado pelo pessoal e pelos voluntários, mas é tão fácil de usar, e os utilizadores em breve reconhecerão os benefícios de se envolverem com o sistema e terem mais autonomia sobre a sua experiência de voluntariado."

"A utilização de um VMS reduzirá uma série de tarefas administrativas e ajudá-lo-á a envolver os voluntários de forma mais eficaz na sua organização. A Better Impact permitiu-nos elevar o que estamos a fazer."
- Lindsay Marston
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