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Foothills Country Hospice Society

Estudo de caso

ANTECEDENTES

A Foothills Country Hospice Society (FCHS) presta cuidados personalizados e compaixão a adultos com doenças terminais e aos seus entes queridos. Fundada por um grupo de cidadãos que reconheceram a necessidade de um centro de cuidados paliativos na sua região rural a sul de Calgary, Alberta, em meados da década de 1990, a direção fundadora dedicou-se a várias tarefas, tais como a angariação de fundos e a educação e envolvimento da comunidade, para a tornar uma realidade. O apoio da comunidade foi crescendo ao longo do tempo e o FCHS recebeu o seu primeiro doente em 2008.

No seu ambiente rural com oito camas e 13.500 pés quadrados, concebido para oferecer um ambiente tranquilo e reconfortante aos doentes e às suas famílias, o hospício proporciona uma gestão especializada da dor e dos sintomas, bem-estar emocional e espiritual e apoio no luto aos entes queridos e aos membros da comunidade em luto. Conta com uma média de 100 voluntários que desempenham um papel essencial em todas as áreas dos cuidados paliativos e de luto e são a espinha dorsal da maioria dos programas do hospício. Graças à dedicação e ao trabalho árduo do pessoal e dos voluntários, o FCHS continua a proporcionar uma atmosfera de cuidados e dignidade às pessoas que assiste.

Bonnie Palmer juntou-se ao FCHS em 2008. Depois de trabalhar numa variedade de funções no hospício, encontrou o seu caminho para a gestão de voluntários em 2017.

Durante os primeiros tempos, o FCHS controlava os voluntários e registava manualmente as suas horas utilizando papel e folhas de cálculo. No entanto, depois de reconhecer a necessidade de uma ferramenta online, o hospício introduziu o sistema Track It Forward, que funcionou bem durante algum tempo, mas que acabou por se revelar inadequado para as suas necessidades.

DESAFIOS

Antes de implementar o Volunteer Impact, a gestão do programa de voluntariado no FCHS era bastante desafiante, particularmente em termos de gestão do tempo. Quando Bonnie entrou para o FCHS, não existia um verdadeiro sistema para gerir os voluntários, e rapidamente se apercebeu que havia uma lacuna tecnológica significativa no programa. Embora mais tarde tenham começado a utilizar o Track It Forward como sistema de registo de horas de voluntariado, ainda não era suficiente. Bonnie lembra-se de "manter uma grande folha de cálculo para além do sistema Track It Forward para registar as horas de voluntariado. Obter estatísticas de voluntários para financiamento de subsídios era mais difícil do que eu tinha tempo para fazer."

Gastava-se tanto tempo na gestão quotidiana das estatísticas e dos horários dos voluntários que havia pouco espaço para o desenvolvimento de programas. Além disso, o sistema de agendamento de voluntários exigia muito do tempo de Bonnie, uma vez que os voluntários telefonavam ou enviavam e-mails sobre os seus horários e ela mantinha notas separadas sobre os planos de férias dos voluntários.

Principais problemas:

  • A cópia manual de dados de um sistema para outro resultava na duplicação da introdução de dados, o que consumia muito tempo com a limpeza.
  • Os voluntários não conseguiam gerir de forma autónoma os seus próprios perfis ou horários, o que significava que o pessoal tinha de utilizar o seu tempo para telefonar ou enviar e-mails aos voluntários.
  • Aelaboração de relatórios não era sólida e o pessoal demorava mais tempo do que o necessário para obter as estatísticas dos voluntários e os dados necessários para o financiamento das subvenções.
  • A formação era ineficaz devido ao facto de os cursos exigidos a todos os funcionários e voluntários serem em papel e fragmentados.
  • As notas de trabalho social e de luto eram registadas em papel e guardadas em pastas, o que dificultava a comunicação com os clientes.
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"Se passarmos todo o tempo a organizar horários e a introduzir dados, que eram tarefas importantes para nós, não podemos crescer e expandir o nosso programa de voluntariado. Apercebi-me que precisava de tempo longe da minha secretária para me concentrar mais nas pessoas."
- Bonnie Palmer

Quando Bonnie utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, verificou-se que a sua equipa iria poupar cerca de 1.268 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Foothills Country Hospice Calculator

Estimativa do total de horas poupadas

Valor do tempo poupado

ROI com o novo software

1,268

$31,090

3,009%

VIAGEM

Bonnie, como Coordenadora dos Serviços de Voluntariado, supervisionou a seleção de uma nova solução de software de gestão de voluntários (VMS). Foram avaliados três sistemas de software quanto ao seu potencial para satisfazer os requisitos do centro de cuidados paliativos. O processo começou com Bonnie a efetuar primeiro uma avaliação das necessidades.

Uma vez identificadas as necessidades, foi feito um pedido de orçamento, seguido de uma demonstração do software. A equipa testou então o software através de um período de teste prático e, finalmente, falou com referências familiarizadas com o software antes de decidir optar pelo VMS da Better Impact - Volunteer Impact.

Mais tarde, quando houve a necessidade de uma solução de software para gerir os clientes, Bonnie e uma assistente social seguiram os mesmos passos que Bonnie deu para selecionar o Volunteer Impact: avaliação das necessidades, orçamento, demonstração e teste, antes de escolherem o Client Impact como a solução certa para as suas necessidades.

"Era realmente importante para nós ter um sistema melhor para que não passássemos todo este tempo a voltar atrás e a descobrir o que tínhamos feito no ano passado."

- Bonnie Palmer

Implementação

O FCHS começou a utilizar o Volunteer Impact em janeiro de 2018 e, no início de 2021, adicionou o Client Impact.

Bonnie achou fácil integrar o Client Impact no Volunteer Impact, uma vez que os voluntários já estavam familiarizados com este último. A combinação dos dois sistemas de software foi uma escolha lógica para ela. Além disso, os voluntários adaptaram-se rapidamente ao módulo de software adicional, o que simplificou o processo de transição.

Antes da implementação do Client Impact, todas as notas e registos do serviço social eram feitos em papel no FCHS, o que tornava difícil a consulta de clientes anteriores em caso de necessidade. Da mesma forma, todos os voluntários de luto registavam as suas interações em papel, o que dificultava a obtenção de estatísticas para subsídios e o reencontro com um cliente mais tarde. Bonnie diz que "com as soluções integradas da Better Impact - Volunteer and Client Impact - temos agora um sistema digital eficiente para registar e acompanhar as interações, tornando muito mais fácil gerir e recuperar os dados dos clientes.

Em 2020, quando a pandemia de Covid chegou, os módulos de e-learning da Volunteer Impact (para formação online) provaram ser uma adição bem-vinda à operação do programa da FCHS. Bonnie explica: "precisávamos de converter rapidamente todas as nossas formações para serem online, incluindo as do pessoal clínico que tem formação anual obrigatória. Adicionámos todos os funcionários ao Volunteer Impact, e o nosso Educador Clínico adicionou todas as formações dos funcionários ao sistema." Apesar de termos regressado às operações presenciais, o FCHS continua a sentir que a utilização de módulos de e-learning no Volunteer Impact é a forma mais eficiente de dar formação a voluntários e funcionários.

Porquê o Volunteer and Client Impact

Aqui estão algumas das caraterísticas favoritas de Bonnie do Volunteer and Client Impact:

  • Os formulários de admissão personalizáveis para clientes e voluntários garantem que estamos a recolher todos os dados de que podemos necessitar para obter financiamento.
  • Possibilidade de tomar notas tanto para o serviço social como para os voluntários, com opções de relatório fáceis.
  • Plataforma segura para as informações dos clientes.

Para Bonnie e a sua equipa, a decisão de escolher o Volunteer and Client Impact em vez de outras opções baseou-se em:

  • Valor!
  • Segurança, uma vez que se trata de um prestador de serviços contratado pelos Serviços de Saúde de Alberta.
  • O módulo de e-learning para formação em linha de voluntários e pessoal
  • Relatórios fáceis sobre as horas contribuídas, encontros com clientes e informações de perfil pessoal
  • Facilidade de utilização, especialmente para voluntários seniores que podem não utilizar computadores com frequência.

Lições aprendidas

Anos após a implementação dos módulos de voluntários e clientes, o FCHS continua a encontrar formas de utilizar melhor as soluções para as suas necessidades em constante mudança. Por exemplo, adicionaram recentemente um campo no separador "registo" do cliente para registar a data do primeiro telefonema/ligação para um melhor acompanhamento.

Bonnie oferece estas palavras de encorajamento aos seus colegas que possam estar apreensivos em iniciar a sua própria jornada para encontrar um VMS adequado às suas necessidades:

  • A mudança e a configuração podem parecer um processo assustador, mas a Better Impact oferece um ótimo sistema de apoio para qualquer questão ou desafio.
  • Reconheça que o que precisa agora pode ser diferente do que precisa daqui a 5 anos, e não há problema.
  • Oespaço para mudança e adaptação é sempre possível com as soluções flexíveis da Better Impact

RESULTADOS

Com o Volunteer and Client Impact agora bem presente nas operações da FCHS, foram alcançados vários objectivos, tais como

  • Envolver-se com os voluntários com mais frequência.
  • Centralizar a informação para um acesso e relatórios mais convenientes.
  • Sentir-se mais confiante sobre a segurança dos seus dados em comparação com o seu sistema anterior.
  • Além disso, com o tempo poupado, desde a implementação destas duas soluções, o FCHS desenvolveu ativamente novos programas e expandiu os já existentes na comunidade.
  • O pessoal também está a conseguir um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

A Bonnie registou várias mudanças dignas de nota devido à utilização do Volunteer and Client Impact, incluindo:

  • Simplificar a formação obrigatória e otimizar as finanças.
  • Atribuir fundos anteriormente reservados para a formação dos funcionários a programas de formação da "lista de desejos" que não podiam oferecer como organização sem fins lucrativos
  • Melhorar a gestão de dados através da centralização de todas as notas de trabalho social e do registo de interações num local seguro
  • Acompanhar facilmente as interações dos voluntários para melhorar os relatórios de subsídios.
  • Desenvolver novos programas e expandir os programas existentes na comunidade.

Com um parceiro tecnológico fiável em que se apoiar - Better Impact - e ferramentas adequadas para o trabalho - Volunteer and Client Impact - a FCHS pode concentrar o tempo do pessoal na concretização dos objectivos de desenvolvimento de programas e expansão da comunidade, devido à poupança de tempo e à reafectação e utilização desse tempo.

Descarregar o estudo de caso

Case Study - Foothills Country Hospice Mockup