UnitingCare Queensland

ANTECEDENTES

Fundada no início do século XX como parte integrante do alcance comunitário facilitado pelas congregações locais, a UnitingCare tem o firme compromisso de promover uma comunidade onde os indivíduos possam "viver a vida em toda a sua plenitude". No coração da sua organização, a Equipa de Experiência de Voluntariado dedica-se a ajudar os seus voluntários e supervisores a aderir às melhores práticas, a aproveitar as capacidades da Better Impact, a operar no âmbito do seu enquadramento de voluntariado e a apoiar os esforços de recrutamento. Oferecem uma gama diversificada de serviços, incluindo as lojas de retalho Lifeline, a linha direta de apoio a crises Lifeline, o Lifeline Bookfest, quatro hospitais, o Blue Care Aged Care Facility e o apoio comunitário, o apoio à missão através da capelania e os serviços para famílias e deficientes, com mais de 8.000 voluntários em Queensland, Austrália.

A UnitingCare é uma parte essencial da rede UnitingCare Australia, um dos maiores prestadores de serviços sociais do país, com impacto em 1,4 milhões de pessoas anualmente, com uma equipa dedicada de mais de 50 000 pessoas. Mantêm este compromisso há mais de um século, lutando por um mundo melhor e defendendo a justiça social em todas as linhas partidárias, com base nas ideias da sua rede e das pessoas que servem. Este ambiente orientado para a missão posiciona a UnitingCare Australia como um dos principais defensores da justiça social, empenhado num futuro mais brilhante e mais equitativo para todos os australianos.

Victoria Bansey, líder de experiência voluntária de melhor impacto na UnitingCare, tornou-se membro da equipe em novembro de 2019. Sua formação profissional abrange TI e Design Multimídia, com experiência anterior na implementação bem-sucedida do Better Impact para um Programa de Refugiados no sudeste de Queensland. Victoria estava particularmente entusiasmada em assumir a tarefa de introduzir o Better Impact dentro de uma organização considerável e orientada por valores.

Antes de fazer a transição para Better Impact, a organização dependia principalmente de uma base de dados Access antiquada que estava continuamente em risco de ser eliminada e de uma multiplicidade de folhas de cálculo para a gestão de voluntários.

DESAFIOS

A organização enfrentou vários desafios antes de efetuar a transição para a Better Impact. "Havia muitas folhas de cálculo!" recorda Victoria. A sua utilização levou a uma considerável duplicação de dados em vários serviços, o que resultou numa perceção distorcida da sua contagem de voluntários. Devido à falta de um sistema de gestão de voluntários (VMS), a organização estimava ter um número de voluntários superior a 9.000. Com a introdução da iniciativa "Better Impact", iniciámos uma limpeza de dados que nos revelou que tínhamos menos de 5 000 voluntários.

Em 2019, depois de DJ Cronin se ter tornado gestor da Equipa de Experiência de Voluntariado, reparou que havia três áreas que necessitavam de uma atenção especial na organização. A primeira era o sistema de gestão de voluntários. As outras duas eram um Quadro de Voluntários para a Organização, bem como um Plano de Recrutamento.

Principais pontos problemáticos:

• Esforço para supervisionar diversas operações, tais como hospitais, lojas de ótica, grandes eventos, linha direta de crise e serviços para famílias e deficientes, devido à grande dispersão geográfica em Queensland e no Território do Norte.
• A coordenação do evento semestral Lifeline Bookfest em Brisbane tornou-se trabalhosa, com desafios de comunicação para 1.500 turnos envolvendo 700 voluntários que dependiam de cartas postais. O pessoal geria as respostas por telefone ou por correio de retorno, e as atribuições de turnos eram controladas manualmente numa folha de cálculo, o que tinha um impacto significativo na produtividade do pessoal nos três meses que antecederam o evento.
• A dependência da papelada contribuiu para a frequente desatualização da informação, o que levou os supervisores a trabalharem com dados incorrectos e os voluntários a sentirem dificuldades.

Quando Victoria utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, esta revelou que iria poupar cerca de 4836 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

VIAGEM

A UnitingCare embarcou na sua jornada para explorar um VMS em junho de 2019. Este esforço envolveu as principais partes interessadas dentro da organização, incluindo o Gerente, o Conselheiro de Voluntários e a Liderança Sénior como parte do programa 2030.

O processo de seleção de um VMS foi cuidadosamente orquestrado. A Equipa de Experiência de Voluntariado realizou uma avaliação abrangente das opções disponíveis no mercado, analisando várias ofertas de VMS. Após uma deliberação minuciosa e consenso entre a equipa, foi tomada a decisão de escolher a Better Impact como a solução VMS preferida. Na sequência desta decisão, foi compilado um caso convincente e apresentado ao Painel 2030, que subsequentemente concedeu a sua aprovação. A proposta foi então elevada ao Executivo da UnitingCare, onde recebeu a aprovação final.

Esta abordagem meticulosa e estruturada assegurou que a seleção do VMS se alinhava com os objectivos estratégicos da organização e satisfazia as necessidades da equipa Volunteer Experience e da comunidade UnitingCare em geral. Durante esta exploração, a organização considerou e avaliou aproximadamente cinco VMS diferentes antes de decidir pela Better Impact como a escolha mais adequada para as suas necessidades.

Victoria tem palavras de encorajamento para os Gestores de Voluntários: "Procurem algo que possa demonstrar o impacto dos vossos voluntários, que é o que a Better Impact faz por nós na UnitingCare."

Com a ajuda da Better Impact a gerir os dados quantitativos e o tempo poupado, a organização conseguiu agora produzir, pela primeira vez, um inovador Relatório de Impacto dos Voluntários para 2023. Este relatório anual é um marco significativo na captura do profundo impacto do voluntariado na equipa, nos clientes e nos próprios voluntários da UnitingCare. A transição para o Better Impact não só melhorou a gestão de dados, mas também permitiu à UnitingCare articular e quantificar as contribuições substanciais dos seus voluntários, permitindo uma tomada de decisões mais informada e promovendo uma compreensão mais profunda do cumprimento da sua missão.

Além disso, Victoria salienta a importância de envolver supervisores, administradores e voluntários neste processo de transformação. Ela sugere: "Trabalhar com eles sobre a forma de fazer avançar os seus processos com o Better Impact, em vez de os empurrar para cima de si e esperar que eles o descubram. Por vezes, isso leva tempo a ser incorporado. Levou tempo a conquistar alguns cépticos que são agora os seus maiores defensores".

Em última análise, a organização pode agora controlar melhor as horas de voluntariado em áreas que anteriormente não podiam acompanhar. Esta transição marca um grande passo em frente na gestão de voluntários, destacando a importância de estratégias de implementação flexíveis e adequadas às suas diversas operações. Com dados mais claros e uma supervisão melhorada, a organização conseguiu superar os desafios anteriores e tornar a gestão de voluntários mais eficiente.

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